Për llogaritjen, qarkullimin dhe ruajtjen e dokumenteve të ndryshme, shërbimet e personelit përdorin libra urdhrash, pushimesh, deklaratash dhe referencash. Regjistrat e regjistrimit janë dokumente për përdorim të brendshëm dhe ruhen në departamentin e personelit të organizatës, dhe një person i caktuar posaçërisht është përgjegjës për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e këtyre dokumenteve.
Udhëzimet
Hapi 1
Përdorni një formular regjistri të porosive të miratuar nga ministria ose modeloni vetë. Bëni mbulesën nga materiali i rëndë. Në qendër të fletës, shkruani emrin e organizatës dhe titullin e librit. Shënoni datat e fillimit dhe të mbarimit për regjistrim më poshtë. Në kopertinën e pasme, pasqyroni informacionin në lidhje me personin përgjegjës për ruajtjen dhe plotësimin e dokumentit: tregoni pozicionin, mbiemrin dhe inicialet e punonjësit.
Hapi 2
Sigurohuni që faqet të mos mund të ngatërrohen ose hiqen nga revista. Numëroni dhe lidhni faqet e librit. Në faqen e fundit, vendosni një vulë dylli ose mastikë, siguroni një model të gatshëm për certifikim tek shefi i departamentit të personelit ose shefi i organizatës. Bëni një shënim: _ fletët janë të numëruara, të lidhura, të vulosura në këtë libër regjistri. Drejtori: _ (nënshkrimi, deshifrimi i nënshkrimit). Data: _ (dita, muaji, viti).
Hapi 3
Zgjidhni një orientim të përshtatshëm të faqes (peizazh, portret) për regjistrimin e shënimeve. Nëse dëshironi, rregulloni një tabelë që përmban kolonat e mëposhtme:
- numri serik i rekordit;
- Data e hyrjes;
- numri serik i porosisë;
- pozicioni, mbiemri dhe inicialet e personit që nënshkroi urdhrin;
- një përmbledhje e rendit.
Nëse nuk jeni të kënaqur me pamjen tabelore, mbani shënime në formë të lirë. Gjëja kryesore është të vëzhgoni rendin e caktimit të numrave sipas datave të miratimit të porosive dhe të pasqyroni informacionin e mësipërm në librin e kontabilitetit.
Hapi 4
Regjistroni shënimet tuaja të regjistrave të porosive me bojë blu, të zezë ose vjollcë. Mos lejoni fshirjen, fshirjen dhe fshirjen e shenjave të bëra më parë. Nëse keni nevojë të bëni ndryshime, përshkruani tekstin e korrigjuar me një rresht në mënyrë që ta lexoni përsëri. Në të njëjtën kolonë ose rresht, bëni një shënim të ri të saktë. Ju lutemi nënshkruani dhe tregoni datën e ndryshimit. Nëse nuk është e mundur (për shembull, nëse nuk ka hapësirë të lirë) për të korrigjuar gabimin në vend, krijoni një rekord të ri më poshtë, dhe pranë informacionit të vjetëruar, kontrolloni kutinë "rekordi është i pavlefshëm".
Hapi 5
Kur ndërpritni regjistrimin e regjistrit, shënoni datën e skadimit të regjistrit në kopertinën e përparme të librit të regjistrit.
