Procedura për lëshimin e urdhrave për ndërmarrjen përcaktohet nga udhëzimet për punën në zyrë. Në të njëjtën kohë, llogaritja dhe ruajtja e këtyre dokumenteve mbahet në një libër të veçantë të regjistrimit të porosive, i cili duhet të jetë i pranishëm në çdo organizatë.
Udhëzimet
Hapi 1
Krijoni një regjistër të porosive. Në ndërmarrjet e mëdha, kjo bëhet nga një nëpunës i veçantë; ndërmarrjet e vogla caktojnë një person përgjegjës për këto qëllime. Ju mund të përdorni si formularin e miratuar të librit të regjistrimit, ashtu edhe të zhvilluar në mënyrë të pavarur.
Hapi 2
Krijoni kopertinën e librit të regjistrave të porosive. Duhet të jetë prej materiali të dendur në mënyrë që fletët e porosisë të mos rrudhen gjatë ruajtjes. Duhet të theksohet se këto dokumente duhet të mbahen në ndërmarrje për të paktën 5 vjet.
Hapi 3
Shkruani në kopertinë emrin e biznesit, titullin e librit dhe periudhën. Në varësi të frekuencës së lëshimit të urdhrave në organizatë, regjistri i regjistrimit mund të llogaritet për një muaj, tremujor ose vit. Ana e pasme e kopertinës përmban informacion në lidhje me personin përgjegjës për mirëmbajtjen dhe ruajtjen e dokumentit.
Hapi 4
Zgjidhni një nga mënyrat për të ruajtur porositë në librin e regjistrimit. Ato mund të ngjiten në një libër ose të futen me një lidhës. Opsioni i dytë është i preferueshëm në rast se duhet të merrni një nga porositë dhe të bëni një kopje të tij. Të gjitha porositë duhet të rregullohen në rend kronologjik. Disa biznese lënë numra rezervë që mund të jenë të nevojshëm për të përpunuar porositë në mënyrë retroaktive. Sidoqoftë, kjo metodë është e paligjshme, prandaj nuk duhet ta abuzoni.
Hapi 5
Zhvilloni një formë të përbashkët për porositë e ndërmarrjeve. Si rregull, kjo është një letër me kokë, në pjesën e sipërme të së cilës ka detaje të parapërgatitura të ndërmarrjes: emri, adresa dhe informacioni i regjistrimit.
Hapi 6
Lëshoni porosinë. Vendosni numrin dhe datën e përpilimit të tij. Pas kësaj, dilni me një titull që duhet t'i përgjigjet shkurtimisht pyetjes "për çfarë?" Teksti kryesor përbëhet nga një deklaratë e bazës së urdhrit dhe pjesës administrative. Në fund, vihet nënshkrimi i kokës ose personit tjetër të autorizuar.
Hapi 7
Pas kësaj, urdhri përpilohet në librin e regjistrimit të porosive. Nëse dokumenti prek punonjësit e ndërmarrjes, për shembull, formohet një komision, atëherë këta persona duhet të shënojnë se ata e kanë lexuar urdhrin dhe kanë vënë nënshkrimin e tyre.
