Ato dokumente që vijnë nga subjekte të caktuara dhe kanë të gjitha detajet e nevojshme njihen si zyrtare. Në të njëjtën kohë, në teorinë e ligjit, ka disa qasje për përcaktimin e një dokumenti zyrtar.
Përcaktimi i shenjave të një dokumenti zyrtar ka një rëndësi të madhe për degën e së drejtës penale, pasi që është në Kodin Penal të Federatës Ruse që ka korpus delicti të lidhur me këtë koncept. Në teorinë e së drejtës penale, përdoren dy qasje kryesore për të deshifruar termin "dokument zyrtar".
Qasja e parë konsiderohet e ngushtë dhe lidh dokumentet zyrtare me burimet e tyre të origjinës. Në përputhje me këtë teori, vetëm ato dokumente që vijnë nga organet shtetërore, komunale mund të jenë zyrtare. Më e njohur në ditët e sotme është qasja e gjerë, sipas së cilës dokumentet zyrtare mund të vijnë nga sektori publik, komercial apo edhe privat, domethënë burimi i origjinës së tyre nuk ka rëndësi.
Regjistrimi dhe çertifikimi i duhur
Një nga tiparet kryesore të një dokumenti zyrtar është ekzekutimi dhe çertifikimi i tij i saktë. Nëse rregulla të caktuara për përpunimin e dokumenteve parashikohen në aktet rregullatore ligjore, atëherë dokumenti zyrtar duhet të jetë në përputhje me to (për shembull, rregullat për noterizimin e dokumenteve, rregullat për lëshimin e autorizimeve).
Nëse nuk ka rregulla të veçanta, atëherë që dokumenti të njihet si zyrtar, është e mjaftueshme që të përputhen me kërkesat e përgjithshme për regjistrimin e tij. Zakonisht, këto kërkesa përfshijnë kushtin që të gjitha detajet e kërkuara të jenë të pranishme (vula, nënshkrimi, vula e një lloji të caktuar, zyrtari ose titulli).
Shenjat e përmbajtjes së një dokumenti zyrtar
Ekzekutimi dhe vërtetimi i saktë i një dokumenti zyrtar është shenja e tij zyrtare, megjithatë, në praktikën aktuale gjyqësore, prania e një shenje kuptimplotë njihet gjithashtu si një kusht i detyrueshëm. Shenja e treguar është se një dokument zyrtar duhet të ndikojë në marrëdhëniet juridike në një mënyrë të caktuar. Mund të krijojë të drejta të caktuara ose të imponojë përgjegjësi specifike.
Përveç kësaj, disa dokumente zyrtare vërtetojnë fakte juridike që sjellin pasoja të caktuara (kjo pronë posedohet nga shumica e dokumenteve procedurale). Uniteti i tipareve formale dhe thelbësore, secila prej të cilave duhet të jetë e pranishme në një dokument zyrtar, formon një interpretim modern të këtij koncepti në teorinë dhe praktikën juridike.
