Sekretari organizon, shpërndan dhe siguron veprimtaritë e titullarit. Para së gjithash, është një asistent në çështje të ndryshme organizative. Një punë e tillë kërkon kalimin e shpejtë nga një lloj pune në një tjetër.
Sekretari ka shumë përgjegjësi, por ata janë të bashkuar nga një qëllim i përbashkët: t'i sigurojë menaxherit ndihmën maksimale në punën e tij dhe të kursejë kohë. Sekretari duhet të punojë me dokumentacionin, telefonin, faksin, të marrë dhe të shpërndajë thirrje, të komunikojë me vizitorët, të organizojë takime, takime, udhëtime biznesi për menaxhim.
Detyrat e sekretarit
Shpesh në organizata të vogla, sekretarit i besohen edhe funksionet e një nëpunësi. Këto përfshijnë mirëmbajtjen dhe menaxhimin e dokumenteve zyrtare, përgatitjen e dokumenteve, organizimin e trafikut dhe aktivitetet me to, kontabilitetin dhe ruajtjen.
Nëse vëllimi nuk është shumë i rëndësishëm, kjo është përgjegjësi e sekretarit. Nëse vëllimet janë shumë të mëdha, futet pozicioni i një nëpunësi, i cili kërkon arsim special. Aktiviteti kryesor i sekretarit është puna me pajisjet dhe dokumentet e zyrës. Kërkohet kujdes dhe saktësi.
Njohja e gjuhëve të huaja bëhet pika mbizotëruese. Kur përpiloni një rezyme, është e detyrueshme të tregoni nivelin e aftësisë në to.
Arsimi nuk duhet domosdoshmërisht të ndryshojë në specializimin specifik. Sidoqoftë, një kusht i domosdoshëm është thelbi i tij, i shoqëruar me aftësinë për të analizuar të dhënat, duke gjetur një qasje ndaj njerëzve.
Në cilësitë personale, nuk është e tepërt të përmendet gjakftohtësia, organizimi dhe shoqëria. Sekretari është fytyra e kompanisë. Pozicioni është mjaft i përgjegjshëm.
Përgjegjësitë përfshijnë shpërndarjen e thirrjeve telefonike, takimin me vizitorët. Në përgjithësi pranohet të konsiderohet puna e sekretarisë si faza fillestare e një shkalle karriere. Por, për një trampolinë të tillë, kërkohet një nivel mjaft i lartë arsimor.
Pamja e sekretarit është karta e biznesit të kompanisë. Përgjegjësitë mund të kufizohen vetëm në shërbimin e kafesë dhe marrjen e thirrjeve, por ka të ngjarë të zgjerohet në formën e hartimit të dokumenteve kritike dhe organizimin e rekreacionit për menaxhmentin dhe familjen e tij.
Prandaj, është e rëndësishme të tregoni arritjet në rezyme tuaj. Kjo është e detyrueshme edhe nëse vendi i mëparshëm i punës ishte një pozicion korrier. Raportimi i arritjeve i jep punëdhënësit të ardhshëm mirëkuptimin se punëkërkuesi është i zoti të vlerësojë punën e tij ose të saj në vendin e punës dhe aftësinë për të theksuar pikat kryesore të përvojës.
Suksese
Arritjet janë gjithmonë treguese, pasi punonjësit proaktivë dhe produktivë janë me interes për çdo punëdhënës. Bestshtë më mirë të tregoni arritjet me ndihmën e figurave ose fakteve specifike.
Mjafton të përmendim disa pika kyçe, por me të vërtetë domethënëse dhe të rëndësishme. Kjo do t'ju lejojë të theksoni gjënë kryesore pa mbingarkuar pjesën me një sasi të madhe informacioni. Kur renditni arritjet kryesore, duhet theksuar se çfarë përfitimi ose përfitimi ka marrë kompania.
Për shembull, duke treguar sukses, mund ta përfundoni fjalinë me një frazë që zbatimi ka ulur kostot e firmës me një numër të caktuar të përqindjeve. Shtë e rëndësishme të përshkruani arritjet tuaja në mënyrë korrekte. Ju nuk duhet ta ktheni rezymenë tuaj në një pamje të një përshkrimi të punës. Edhe nëse ky dokument merret si bazë për përshkrimin e përvojës, ka kuptim të kontrollohet me kujdes të gjitha formulimet.
Ndonjëherë sukseset përshkruhen në vetën e parë. Kjo formulim është pak në kundërshtim me konceptin e përgjithshëm të rinisë. Më mirë të përmbahen nga përdorimi i tyre. Më të përshtatshme dhe më të justifikuara janë opsionet "u zbatua", "strategjia u zbatua … e cila siguroi …" etj.
Ju mund t'i referoheni cilitdo prej sukseseve tuaja më domethënëse në letrën përcjellëse dërguar me rezymenë tuaj. Pas leximit të një mesazhi të tillë, punëdhënësi ose menaxheri sigurisht që dëshirojnë të familjarizohen me dokumentin e bashkangjitur.
Shembuj dhe rekomandime
Arritjet e tyre mund të jenë edhe në punën rutinë. Midis tyre ka nga më fituesit:
- kalimi i suksesshëm i disa kontrolleve;
- përshpejtimin e rrjedhës së dokumenteve në ndërmarrje përmes prezantimit dhe zhvillimit të një baze elektronike të të dhënave së bashku me departamentin e programimit;
- organizimi i një tranzicioni të suksesshëm të një kompanie të madhe nga versioni 7.7 "1C: Ndërmarrja" në 8.3;
- duke rritur efikasitetin e departamentit të planifikimit përmes futjes së automatizimit të llogaritjeve, i cili siguroi një ulje të dyfishtë të stafit të ekonomistëve.
Shtë e rëndësishme të përshkruhet se çfarë është arritur në të vërtetë. Suksesi i kryekontabilistit nuk duhet t'i atribuohet nëse përgjegjësitë e tij nuk ishin pjesë e funksioneve të kryera. Dhe në disa raste, kur ndryshon llojin e aktivitetit, bëhet e nevojshme afrimi i fitoreve me detyrat e reja të rritjes së karrierës.
Arritjet profesionale demonstrojnë detyrat dhe qëllimet e realizuara gjatë aktiviteteve. Ato mund të jenë pasojë e shfaqjes së një cilësie të nevojshme. Për një udhëheqës, kjo do të thotë shumë.
Pra, midis opsioneve të suksesshme mund të shfaqen:
- koordinimi i punës së menaxherëve të lartë të kompanisë;
- përgatitja e kontratave, dokumentacioni i nevojshëm për nënshkrimin;
- marrja e thirrjeve me shpërndarjen e tyre;
- dërgimin, marrjen dhe regjistrimin e korrespondencës;
- takimi dhe koordinimi i mysafirëve;
- ndihma dhe organizimi i ngjarjeve të korporatave;
- Mbështetje për udhëtime;
- mbështetje administrative e titullarit;
- sigurimi i gjithçkaje të nevojshme për funksionimin e plotë;
- koordinimi i aktiviteteve të pastrimit dhe shërbimeve të ndërlidhësve;
- rezistenca ndaj stresit dhe liria e konflikteve, aftësi të shkëlqyera komunikuese;
- pamja e këndshme elegante;
- aftësi në përdorimin e pajisjeve të zyrës;
- aftësia për të punuar me informacione konfidenciale;
- posedimi i PC, MS Office Excel, MS Office Word, MS Office Power Point, MS Office Access, MS Outlook dhe programe të tjera kompjuterike për të punuar me e-mail, "Konsulent Plus", Lotus në nivelin e një përdoruesi të përparuar.
Shembujt e suksesshëm të rinisë përfshijnë ato që identifikojnë dhe kryejnë përgjegjësi. Gjithashtu ka kuptim të informohet punëdhënësi i mundshëm për arsyet për shkak të të cilave punësimi zyrtar nuk ka ndodhur më herët.
Rëndësia e tregimit të arritjeve
Një variant i tregimit të suksesshëm të cilësive të nevojshme në dritën e kërkesave për aplikantin mund të jetë si më poshtë:
- organizimi i jetës së zyrës: porositja e ujit, kafeja, shkrimi, organizimi i riparimit të pajisjeve të zyrës, pastrimi;
- përkthimi i dokumentacionit, përfshirë tekniken;
- punë me pajisje zyre;
- këshillimi i klientëve për shërbimet e kompanisë;
- organizimi i takimeve të mysafirëve VIP;
- duke siguruar një mjedis pune të këndshëm dhe të rehatshëm.
Ka kuptim të tregosh arsyet reale si arsye të largimit nga vendi i mëparshëm i punës. Për shembull, punoni pa regjistrim zyrtar, sipas një kontrate civile të punës. Dokumenti përkatës duhet të bashkëngjitet.
Lejohen opsionet e mëposhtme: kur merren parasysh propozimet, ndonjë arsye objektive nuk çoi në punësim;
- largësia e madhe e vendit të punës në të ardhmen nga vendbanimi (është e papërshtatshme për të arritur atje);
- mospërputhja e detyrave të cekura në njoftim;
- kushtet e paqartë të pagesës;
- mosrespektimi i TC;
- rrethanat e rikualifikimit, të shtunave, të familjes.
Në listën e aftësive dhe aftësive profesionale, tregohen ato që kontribuojnë në arritjet. Kjo mund të jetë përgjigjja e thirrjeve, regjistrimi i tyre me informimin e menaxherit, hartimi i një plani pune për shefin, ekzekutimi i detyrave, përpilimi i shënimeve të shërbimit, puna me ndonjë dokument.
Veryshtë shumë mirë të përmendësh përvojën e lëshimit të urdhrave për punonjësit nga menaxheri dhe monitorimin e ekzekutimit të tyre, gjetjen e kontraktorëve për detyra individuale, sigurimin e vendit të punës së menaxherit me mjetet e nevojshme në formën e pajisjeve të zyrës, pajisjeve, duke lehtësuar shqyrtimin e shpejtë të kërkesave dhe propozime nga punonjësit, mbajtja e një arkivi të dosjeve dhe dokumenteve, sigurimi i sigurisë së tyre, transferimi në arkiv, organizimi i udhëtimeve të biznesit për titullarin, porositë e biletave ajrore dhe hekurudhore, prenotimi i hoteleve.
Arritjet profesionale në një rezyme janë një pjesë e rëndësishme e saj. Kurrë nuk duhet ta neglizhoni kur shkruani një rezyme vetë dhe duke shpresuar të bëni një përshtypje të favorshme për punëdhënësin. Nga përvoja e punës, ata me të vërtetë veçojnë meritat e tyre, pjesëmarrjen në projekte, zbatimin e çdo detyre, trajnimin e avancuar. Çdo arritje mund të theksohet në çdo fushë të veprimtarisë.
Mos u trembni për të komplimentuar pak veten. Kjo do të ndihmojë që rezymeja të jetë interesante për punëdhënësin. Atëherë ftesa për një intervistë nuk do t'ju mbajë në pritje.
