Nomenklatura është një listë e të gjitha rasteve që përbëjnë arkivin dhe janë hapur rishtas në një organizatë të veçantë, të futura në sistem. Ajo duhet të tregojë indeksin e çështjes, emrin, kushtet e vendosura të ruajtjes së saj.
Varietetet e nomenklaturës
Në punën e zyrës, ekzistojnë tre lloje kryesore të nomenklaturës: standarde, e përafërt dhe individuale. Standardi është vendosur nga ligji federal dhe shërben si model për hartimin e nomenklaturës në organizata të të njëjtit lloj. Nomenklatura e përafërt nuk përfshin një numër rigorozisht të normalizuar të rasteve. Ai përmban një listë të rasteve të rekomanduara për hapje me indekset e tyre. Llojet e mësipërme të nomenklaturës hartohen në organizatat dhe institucionet shtetërore dhe komunale. Punonjësit e organizatave private në bazë të dokumenteve statutore, llojeve të raportimit, planeve të punës, etj. është duke u zhvilluar një listë e çështjeve individuale. Ai përfshin të gjithë vëllimin e rasteve të formuara të ndërmarrjes.
Procedura për përpilimin e nomenklaturës
Çdo vit, në bazë të asaj të vjetër, hartohet një nomenklaturë e re e çështjeve. Për më tepër, të gjitha dokumentet janë subjekt i rishikimit. Një përbërës i rëndësishëm i nomenklaturës është afati i ruajtjes së çështjes. Mbi këtë bazë, dallohen rastet e magazinimit të përkohshëm, afatgjatë dhe të përhershëm. Afati i skedarëve të ruajtjes së përkohshme është më pak se dhjetë vjet, ruajtja afatgjatë është më shumë se dhjetë vjet. Në lidhje me dokumentet me një periudhë ruajtje të skaduar, përpilohet një inventar, i cili tregon numrin rendor të dokumentit, emrin, vitin e krijimit, numrin e fletëve dhe informacionin tjetër në rastet e parashikuara shprehimisht. Pas përpilimit të inventarit, këto dokumente janë subjekt i shkatërrimit.
Strukturisht, nomenklatura përfaqësohet nga seksionet, nënseksionet. Sidoqoftë, kjo ndarje është tipike për organizatat dhe institucionet qeveritare. Në organizatat private, kjo ndarje është e kushtëzuar dhe më tepër thekson fushat kryesore të aktiviteteve të tyre, në vend se të pasqyrojë marrëdhëniet e pushtetit dhe vartësisë.
Tabela e nomenklaturës përbëhet nga pesë kolona: e para përmban indeksin e çështjes, e dyta - emri i çështjes, e treta - numri i faqeve (treguar në fund të vitit aktual), e katërta - periudha e magazinimit e themeluar nga aktet ligjore rregullatore, e pesta - shënimet në lidhje me hapjen e çështjes, përfshirjen në inventar me qëllim të shkatërrimit, etj.
Rasti i ruajtjes afatgjatë dhe të përhershme të përfshirë në nomenklaturë nuk duhet të jetë më shumë se dyqind e pesëdhjetë faqe. Nëse numri i fshatrave tejkalon normën, këshillohet që çështja të ndahet në dy ose më shumë.
Nomenklatura e përpiluar e çështjeve duhet të pajtohet me departamentin e arkivave dhe të nënshkruhet nga kreu i organizatës.
