Shkresat korrekte janë një pjesë integrale e dokumenteve korrekte. Gjendja aktuale e punës në zyrë është e tillë që, për të zotëruar plotësisht të gjitha hollësitë e trajtimit të dokumenteve, kërkohet të kryhen kurse të veçanta, duke marrë parasysh që dokumentet janë të ndarë në shumë lloje të ndryshme.
Udhëzimet
Hapi 1
Puna në zyrë, për shembull, departamenti i personelit të një ndërmarrjeje, mund të ndryshojë ndjeshëm nga kontabiliteti dhe menaxhimi.
Kështu, secili departament i ndërmarrjes ka qarkullimin e tij të dokumentacionit, dhe, në përputhje me rrethanat, regjistrimi i dokumenteve të tilla paraqitet me rregulla të veçanta për regjistrimin dhe kontabilitetin.
Hapi 2
Sistemi i kontabilitetit është projektuar në atë mënyrë që një pjesë e dokumenteve të ndërmarrjes duhet të hartohet në përputhje me GOST-et e miratuara, dhe pjesa që është në qarkullim të lirë hartohet sipas gjykimit të menaxhmentit të kompanisë.
Hapi 3
Të gjitha dokumentet e marra nga ndërmarrja regjistrohen në një ditar të veçantë të korrespodencës hyrëse, një numër i caktuar (numri serik) i është caktuar dokumentit, atëherë ai i drejtohet menaxhmentit të ndërmarrjes, i cili vendos fatin e saj të mëtejshëm. Nëse dokumenti përmban kërkesa specifike, është i çdo natyre informative, atëherë ai i dërgohet me vizë koke një personi të caktuar, qoftë për ekzekutim ose për informacion. Nëse ekzekutimi është i domosdoshëm, titullari, duke miratuar dokumentin, ka të drejtë të caktojë një afat për ekzekutimin e tij, por jo më pak se sa përcaktohet nga vetë dokumenti. Kontraktori merr dokumentin dhe nënshkruan në ditar të korrespondencës hyrëse për marrjen e tij.
Hapi 4
Dokumentet në dalje regjistrohen gjithashtu në një ditar të veçantë të dokumenteve dalëse me caktimin e një numri serial.
Hapi 5
Si rregull, i gjithë dokumentacioni ndahet në dokumente të qarkullimit të brendshëm dhe dokumente të qarkullimit të jashtëm, prandaj, në prodhim, futen dy revista regjistrimi për dokumentet hyrëse dhe dy për dokumentet dalëse.
Hapi 6
Një sistem i tillë i kontabilitetit ju lejon të kontrolloni kalimin e dokumenteve, si jashtë ndërmarrjes dhe brenda saj, si dhe të kontrolloni ekzekutimin.
Hapi 7
Dokumentet në lidhje me aktivitetet e ndërmarrjes, për shembull, urdhrat për personel, urdhrat e përgjithshëm regjistrohen dhe regjistrohen veçmas. Në përgjithësi, shumë ndërmarrje të mëdha praktikojnë një sistem të kontabilitetit të veçantë të dokumenteve që kanë të bëjnë me departamente dhe shërbime specifike, veçanërisht kur secili departament ka një person përkatës të përfshirë në punën e zyrës.
