Sistemi i unifikuar i dokumentacionit të biznesit daton që nga ditët e Bashkimit Sovjetik. Në atë kohë, shumica e GOST-ve i përkisnin, të cilat përdoren ende me ndryshime të vogla në punën moderne të zyrave. Sipas tij, dokumentet administrative janë një nga llojet e dokumentacionit menaxhues të nevojshëm për funksionimin normal të çdo ndërmarrjeje.
Udhëzimet
Hapi 1
Aktivitetet e çdo ndërmarrjeje dhe organizate, para së gjithash, duhet të kryhen në përputhje me ligjin dhe ato standarde që zbatohen si në të gjithë vendin apo rajonin, ashtu edhe brenda kornizës së një kompanie individuale. Kjo veprimtari rregullohet nga dokumentacioni rregullator dhe administrativ, llojet e të cilave përcaktohen nga klasifikuesi Gjith-Rus OK 011-93. Sipas tij, dokumentacioni organizativ dhe administrativ shpërndahet në një formë të veçantë, që përfshin dokumente në lidhje me:
- krijimin ose falimentimin dhe likuidimin e një ndërmarrjeje;
- rregullimi operacional dhe informues i aktiviteteve të tij;
- punësimi, transferimi ose pushimi nga puna.
Dokumentet organizative dhe administrative përfshijnë: organizative, administrative, informacione dhe referenca, komerciale dhe dokumente në lidhje me aplikimet dhe ankesat e qytetarëve, si dhe dokumentacionin mbi personelin.
Hapi 2
Dokumentacioni administrativ përfshin urdhra, vendime dhe urdhra në lidhje me aktivitetet kryesore të organizatës. Kjo është, ato dokumente biznesi në të cilat janë sjellë në vëmendjen e punonjësve individualë ose të gjithë fuqisë punëtore, menaxhimit dhe vendimeve administrative të marra nga menaxhmenti i organizatës. Falë dokumentacionit administrativ, ndërveprimi kryhet midis aparatit menaxhues të ndërmarrjes, divizioneve të saj dhe zyrtarëve individualë.
Hapi 3
Secili prej llojeve të dokumentacionit administrativ është një akt normativ vendor, i cili zyrtarizon vendimet që janë një herë ose periodike. Nuk ka asnjë ndryshim ligjor midis një urdhri dhe një urdhri, por vendimi ndryshon nga këto lloje të dokumenteve, pasi ai nuk është miratuar nga menaxhmenti i organizatës, por nga organi kolegjial i saj për të zgjidhur ndonjë problem të prodhimit ose një çështje të veçantë.
Hapi 4
Porositë dhe porositë ndahen në ato që rregullojnë aktivitetet e prodhimit dhe ato që lidhen me politikën e personelit dhe personelin. Për nga përmbajtja, të parat kanë të bëjnë me çështje organizative të veprimtarisë, planifikimit, financimit, raportimit, furnizimit dhe shitjes së produkteve, mallrave ose shërbimeve, si dhe me çështje të tjera të një natyre prodhimi. Ato të dytat pasqyrojnë bashkëveprimin ndërmjet menaxhmentit dhe secilit punonjës individual. Këto përfshijnë urdhra dhe urdhra jo vetëm për pranimin dhe pushimin nga puna, por edhe ato që lidhen me pushimet, orarin e punës, shpërblimet ose ndëshkimet disiplinore.
