Një konferencë në çdo organizatë është një ngjarje jashtëzakonisht e rëndësishme. Kërkon përgatitje të kujdesshme dhe zbatim të përsosur. Çdo nuancë mund të prishë përshtypjen e kompanisë tuaj. Ekzistojnë parime themelore që duhet të merren parasysh për të organizuar një konferencë të suksesshme.
E nevojshme
Letër, internet, para
Udhëzimet
Hapi 1
Vendosni një qëllim të qartë për veten tuaj. Pse keni nevojë për këtë konferencë? Çfarë, në fund të fundit, doni të merrni? Konferenca mund të ketë për qëllim sigurimin e ndërmarrjes me kontakte të besueshme biznesi, në përmirësimin e imazhit të saj, në gjetjen e investitorëve, etj. Në varësi të kësaj, zgjidhet një drejtim i caktuar, i cili duhet të respektohet gjatë gjithë procesit të përgatitjes dhe mbajtjes së ngjarjes. Mos harroni se qëllimi duhet të jetë i arritshëm, i matshëm dhe me karakteristika në kohë reale.
Hapi 2
Jepi një emër ngjarjes. Nëse nuk është hera e parë, mos harroni të tregoni numërimin. Emri duhet të jetë i ndritshëm, tërheqës, intrigues. Audienca juaj e synuar duhet të jetë e interesuar në konferencë.
Hapi 3
Përcaktoni një audiencë të qartë të synuar. Edhe një konferencë e përgatitur dhe e organizuar në mënyrë të përsosur mund të mos ketë efekt nëse ftoni njerëz të gabuar në të. Pyete veten se kush duhet të flasë, mendimi i të cilit duhet të dëgjohet, se si kjo ngjarje mund të jetë me interes për të ftuarit. Mundohuni të përcaktoni se ku dhe si të komunikoni më mirë me audiencën tuaj potenciale të synuar, e cila ndikon tek njerëzit e duhur për të marrë vendime në lidhje me pjesëmarrjen në ngjarjen që po organizoni.
Hapi 4
Vendosni për kohën dhe vendin e konferencës. Shumica e konferencave zhvillohen gjatë ditëve të javës (përveç të Premtes) përveç nëse është planifikuar një ngjarje e gjatë. Vendi përcakton kryesisht mendimin e plotë për ngjarjen në tërësi. Qëndrimi i mysafirëve ndaj konferencës formohet edhe kur ata thjesht kërkojnë një sallë konferencash ose hotel. Prandaj, përshkruani itinerarin në sa më shumë detaje të jetë e mundur, vendosni shenja nëse është e mundur.
Hapi 5
Shpall një konferencë. Zgjidhni median që audienca juaj e synuar flet më shpesh. Vendosni reklama ose artikuj në lidhje me ngjarjen e ardhshme në to. Dërgoni ftesa për të gjithë mysafirët që ju interesojnë. Pavarësisht nëse është një gazetë apo një gazetë me ngjyra, varet nga ju. Në ftesë, tregoni vendin, kohën, emrin dhe drejtimin e konferencës.
Hapi 6
Mblidhni një komision që do të marrë në konsideratë të gjitha përgjigjet ndaj propozimit tuaj dhe zgjidhni propozimet më interesante dhe të rëndësishme. Pas kësaj, do të jetë e mundur të fillohet formimi i programit të ngjarjes.
Hapi 7
Shpërndani përgjegjësitë brenda ekipit. Dikush është përgjegjës për komunikimin me mysafirët, dikush vendos të gjitha çështjet me mediat, dikush udhëheq ngjarjen, etj. Siguroni materiale shtesë për folësit për të gjithë pjesëmarrësit në konferencë. Sigurohuni që të kontrolloni të gjitha pajisjet para ngjarjes.
Hapi 8
Nëse zbuloni se po ju mbaron koha, caktoni një afat kohor për secilën prezantim dhe për numrin e pyetjeve. Kërkojini audiencës që t'u drejtojë folësve ndonjë pyetje shtesë pas ngjarjes.
