Customshtë zakon që një konferencë të thirret një takim i zgjeruar në të cilin marrin pjesë përfaqësues të disa organizatave. Konferencat mund të jenë departamentale, sektoriale, rajonale, ndërrajonale, ndërkombëtare. Ata diskutojnë për një sërë problemesh, por që lidhen me temat. Në disa raste, është vendimi i konferencës që përcakton strategjinë e zhvillimit të organizatës. Çdo person i arsimuar mund të mbajë një ngjarje të tillë, por disa konsiderata duhet të merren parasysh.
E nevojshme
- - listën e pjesëmarrësve;
- - një përmbledhje të fjalimeve;
- - materiale vizuale;
- - mjetet teknike.
Udhëzimet
Hapi 1
Bëni një listë të pjesëmarrësve. Zakonisht, folësit njoftohen paraprakisht për konferencën e ardhshme, ata duhet të konfirmojnë marrëveshjen e tyre dhe të informojnë temën e raporteve. Ndonjëherë kushtet kërkojnë sigurimin e teksteve të raporteve ose, të paktën, një përmbledhje. Shikoni materialet.
Hapi 2
Vendosni mbi rregullat. Varet nga sa do të zgjasë konferenca, nga numri i folësve, si dhe nga format e punës. A parashikohen vetëm seanca plenare apo pjesë e punës do të zhvillohet në seksione? Në opsionin e dytë, më shumë kohë mund të ndahet për raportet.
Hapi 3
Sigurohuni që të ndani kohë për bashkë-prezantime dhe përgjigje të pyetjeve. Vendosni për formën e pyetjeve. Pjesëmarrësit mund t'i pyesin ata me gojë, menjëherë pas prezantimit. Pastaj duhet të kujdeseni për mikrofona shtesë. Pyetjet mund të paraqiten me shkrim, atëherë duhet të mendoni për vendin ku dëgjuesit do të vendosin shënimet. Ju mund të përgatisni disa nga pyetjet paraprakisht.
Hapi 4
Bëni një axhendë. Renditja e fjalimeve mund të jetë e ndryshme, varet nga tema, por në çdo rast, është më mirë të diskutohen çështje të përgjithshme në fillim të konferencës, dhe më pas të kalohet te veçoritë. Pas çdo një e gjysmë deri në dy orë punë, siguroni një pushim të shkurtër (është një ide e mirë të organizoni një pushim kafeje), dhe në mes - një pushim të gjatë, gjatë së cilës pjesëmarrësit mund të pushojnë dhe të drekojnë. Nëse konferenca është e shkurtër (për shembull, rizgjedhja), pushimet e gjata nuk janë të nevojshme.
Hapi 5
Kontrolloni gjendjen e mjeteve teknike. Kontrolloni kompjuterin dhe riprodhuesin tuaj të videos. Pyesni prezantuesit se çfarë pajisje u nevojiten dhe cilat programe duhet të jenë atje. Kërkojuni prezantuesve të japin pamje para konferencës. Veryshtë shumë mirë nëse personi që punon me kompjuterin ka një listë se kur duhet të paraqesë cilën prezantim. Para konferencës, kontrolloni nëse të gjithë folësit kanë mbërritur, nëse ka ndonjë ndryshim në lëndën.
Hapi 6
Mendoni për fjalët tuaja hyrëse. Ju duhet të thoni disa fjalë mirëseardhje për pjesëmarrësit, të shpjegoni se cilës ngjarje i kushtohet konferenca, procedurën, rregullat. Para fillimit të konferencës raportuese dhe zgjedhore, jepjani fjalën kryetarit të komisionit të numërimit, i cili duhet të thotë se sa delegatë supozohej dhe sa të pranishëm. Nëse ka disa të zhdukur, sugjeroni të filloni ngjarjen. Ndonjëherë është e përshtatshme në këtë moment të këndohet himni i një shteti ose organizate ndërkombëtare. Oferta për të zgjedhur një kryetar, sekretar, komision numërimi dhe editorial. Në shumë raste, listat mund të përgatiten paraprakisht. Më tej, ngjarja mund të drejtohet nga kryetari, i cili shpall draftin e rendit të ditës (është më mirë ta shtypni dhe shtypni atë para fillimit). Së pari, drafti miratohet, pastaj bëhen ndryshime dhe shtesa në të, pas së cilës axhenda miratohet në tërësi.
Hapi 7
Gjatë konferencës, prezantuesi, pavarësisht nëse është kryetar apo jo, duhet të jetë vazhdimisht në dhomë. Heshtë ai që vendos çështjet organizative kur ato paraqiten. Nëse akoma keni nevojë të largoheni, besojini përgjegjësitë tuaja dikujt nga njerëz me mendje të njëjtë.
Hapi 8
Konferenca zakonisht përfundon me miratimin e një lloj vendimi. Kryetari lexon tekstin e draftit, audienca bën ndryshime dhe shtesa, komiteti editorial i paraqet ato, pas së cilës miratohet vendimi.
