Kompanitë që organizojnë konferencat duan të arrijnë qëllime të ndryshme. Për disa, ky është procesi kryesor i biznesit, dikush pozicionohet si një udhëheqës industrial dhe konferenca mund ta sigurojë këtë status për të. Disa e shohin konferencën si një pjesë të rëndësishme të traditës së kompanisë. Në të njëjtën kohë, asnjë organizator nuk dëshiron të prishë konferencën e tyre, si dhe që ajo të zhvillohet në një atmosferë të mërzitshme dhe të mbledhë një numër të vogël të pjesëmarrësve.
Udhëzimet
Hapi 1
Shkruani vizionin dhe konceptin e konferencës në letër. Krijoni një përshkrim të shkurtër të ngjarjes si një ftesë për bashkëpunim.
Hapi 2
Formoni një komitet organizues në të cilin duhet të pasqyrohen fushat e mëposhtme: administrata (zgjidhni kryetarin e komitetit organizues), programi, reklamimi, marketing, puna me partnerë, çështjet organizative, logjistika dhe financa, shitjet dhe puna me pjesëmarrësit.
Hapi 3
Përgatitni një dokument që tregon qartë se në cilën kohë mund të arrihen rezultate të caktuara. Gjithashtu, ky dokument duhet të pasqyrojë se në cilat drejtime duhet të merren këto rezultate.
Hapi 4
Bëni një listë të folësve të dëshiruar dhe merrni marrëveshjen e tyre në parim.
Hapi 5
Zhvilloni statuse për partnerët tuaj. Renditni të gjithë partnerët e mundshëm dhe merrni marrëveshjen e tyre në parim.
Hapi 6
Bëni një listë të pjesëmarrësve të mundshëm dhe filloni të dërgoni ftesa.
Hapi 7
Gjeni një sallë konferencash.
Hapi 8
Kryeni një takim me personin i cili do të jetë përgjegjës për trajtimin e regjistrimit.
Hapi 9
Shkruani një njoftim për shtyp (një mesazh specifik informues që do të përmbajë lajme në lidhje me këtë organizatë, duke përmendur bashkëpunimin e ekspertëve, partnerëve, vendndodhjen).
Hapi 10
Përgatitni banderola, video, intervista, shabllone për prezantime, regjistrime audio për mundësinë e postimit të tij pasues në internet në burime të hapura.
Hapi 11
Dërgoni një buletin një herë në dy javë për pjesëmarrësit e regjistruar me informacionin përkatës se sa programi është rimbushur me ekspertë dhe çfarë ndryshimesh ose ngjarjesh të reja kanë ndodhur. Jepuni njerëzve mundësinë të ndjekin përgatitjet për ngjarjen, ftoni njerëz të tjerë të interesuar si partnerë, kërkoni që të përhapin informacionin e tyre në lidhje me ngjarjen e ardhshme.
