Dokumentacioni kryesor kontabël i ndërmarrjes përmban informacion në lidhje me të gjitha transaksionet e biznesit, lëvizjen e parave, llogaritjen dhe pagimin e pagave dhe pagesën e taksave. Bazuar në këto dokumente, mbahen shënime, prandaj, humbja edhe e një dokumenti shtrembëron pasqyrat financiare dhe është shkelje ligjore. Sipas Artit. 17 të Ligjit "Për Kontabilitetin", ndërmarrjet duhet të sigurojnë në mënyrë të pavarur sigurinë e dokumenteve të kontabilitetit.
Udhëzimet
Hapi 1
Ligji përcakton periudhën e magazinimit për dokumentet kryesore të kontabilitetit në 5 vjet, ndërsa Kodi Tatimor i Federatës Ruse e kufizon periudhën e magazinimit në 4 vjet. Në mënyrë që të shmangni ndëshkimet e parashikuara nga Kodi i Kundërvajtjeve Administrative (Art. 15.11), ju duhet përsëri të përmbaheni në periudhat më të gjata të parashikuara nga ligji. Përveç kësaj, ekziston një listë e aprovuar nga urdhri i Rosarkhiv i datës 6 tetor 2000. Sipas tij, periudha e magazinimit duhet të përcaktohet në përputhje me llojin e secilit dokument specifik.
Hapi 2
Vendosni me porosi periudhat e magazinimit për dokumentacionin kryesor të kontabilitetit, duke marrë parasysh dispozitat e ligjit dhe rregulloret e vendosura nga lista. Në rend, përcakto nga momenti që duhet të llogaritet periudha e magazinimit. Në përgjithësi, fillimi i periudhës së ruajtjes së dokumenteve është 1 janari i vitit pas vitit në të cilin dokumenti përfundoi me punë në zyrë. Për librin e blerjes dhe librin e shitjeve, vendosni fillimin e periudhës së magazinimit nga data e hyrjes së fundit (klauzolat 15 dhe 27 të Rregullave, të miratuara nga Dekreti i Qeverisë së Federatës Ruse të 2 Dhjetorit 2000 Nr. 914).
Hapi 3
Ndani një dhomë të veçantë për dokumentet e kontabilitetit, të cilat duhet të jenë të pajisura me dollapë të papërshkueshëm nga zjarri dhe kasaforta speciale. Safet janë të destinuara për ruajtjen e formave të raportimit të rreptë, përveç kësaj, ato mund të ruajnë ato letra dhe dokumente që janë të etiketuara "Sekret komercial". Përcaktoni me urdhër procedurën e hyrjes në këto kasaforta, personat përgjegjës të autorizuar nga kryeplogaritari, si dhe procedurën për lëshimin e dokumentacionit primar nga depoja.
Hapi 4
Në rast se ndërmarrja është mjaft e madhe dhe ka shumë dokumente, organizoni një arkiv të veçantë. Duhet të përdoret për të transferuar letra të destinuara për ruajtje të përhershme (të përjetshme) dhe afatgjatë (mbi 10 vjet). Ruani të gjitha dokumentet e tjera të kontabilitetit me një periudhë ruajtje deri në 10 vjet në një dhomë të veçantë derisa të shkatërrohen.
