Bashkëpunimi me partnerë të huaj tashmë është bërë normë për ndërmarrjet ruse. Prandaj, shkëmbimi i delegacioneve, i cili është pjesë e procesit të punës, është gjithashtu një dukuri mjaft e zakonshme. Por nëse jeni duke pritur partnerët tuaj të huaj ose rusë në ndërmarrje për herë të parë, duhet të merrni parasysh disa nuanca në mënyrë që ata të mos ndërhyjnë në krijimin e kontakteve të biznesit dhe të prishin përshtypjen e takimit.
Udhëzimet
Hapi 1
Një ftesë për t'u takuar duhet të dërgohet sa më shpejt të jetë e mundur, edhe nëse është arritur një marrëveshje paraprake. Kjo është një shenjë që ju e vlerësoni shumë kohën e partnerëve tuaj dhe respektoni zënien e tyre.
Hapi 2
Kur të merret konfirmimi, specifikoni numrin e anëtarëve të delegacionit që vjen. Isshtë më mirë nëse ju jepet një listë e mysafirëve me një tregues të pozitës dhe udhëzimeve të mbikëqyrura. Zgjidhni përbërjen e delegacionit tuaj në përputhje me këtë listë, për nga numri duhet të jetë përafërsisht e njëjtë me delegimin e mysafirëve. Diskutoni me mysafirët se çfarë gjuhe preferojnë të komunikojnë dhe kujdesuni për një përkthyes për veten tuaj, edhe nëse të ftuarit do të vijnë me përkthyesin e tyre.
Hapi 3
Mësoni rreth fushës së përgjegjësisë dhe kompetencës së secilit prej mysafirëve tuaj. Partnerët e huaj, si rregull, janë shumë të rreptë në mirëmbajtjen e zinxhirit zyrtar të komandës, prandaj duhet të keni një ide të qartë se për cilat çështje është i autorizuar të diskutojë ky apo ai mysafir.
Hapi 4
Përgatitni dhe bini dakord për një listë të çështjeve që do t'ju duhet të diskutoni. Mblidhni të gjitha materialet dhe dokumentet që mund t'ju nevojiten. Vendosni se cilat dokumente do të nënshkruhen si rezultat i negociatave dhe diskutoni në çfarë mënyre do të kryhen: kohëzgjatja, pushimet.
Hapi 5
Zgjidhni një dhomë të rehatshme bazuar në numrin e njerëzve që marrin pjesë në mbledhje. Secili prej tyre duhet të ketë një vend ku ai mund të strehojë në mënyrë të qetë, sepse midis pushimeve do të duhet të uleni për disa orë. Sigurohuni që gjatë takimit, të shërbehen çaj, kafe, biskota dhe gota dhe ujë mineral të jenë në tavolina. Nëse askujt nuk i shkon mendja, mos harroni të vendosni në tavëll.
Hapi 6
Kërkojuni të ftuarve tuaj pëlqimin për regjistrimin audio të takimit, nuk mund të bëhet pa leje. Uluni mysafirë përballë derës së përparme, kjo nuancë psikologjike do t'i lejojë ata të mos ndihen të stresuar. Kërkoni të mos shpërqendroheni nga telefonatat e jashtme gjatë negociatave. Përgatitni ditarë dhe stilolapsa për mysafirët.
Hapi 7
Mos i detyroni mysafirët t'ju kërkojnë kur të mbërrijnë në pikën e takimit. Dikush duhet t'i takojë në hollin e ndërtesës dhe t'i shoqërojë në dhomën ku do të zhvillohen negociatat.
