Një shënim shpjegues është një dokument i hartuar nga një punonjës për transferimin tek një zyrtar, i krijuar për të shpjeguar arsyet e mosrespektimit të kërkesave, mosrespektimit të afateve ose shkeljeve të tjera. Dokumenti mund të hartohet në një formë të thjeshtë me shkrim, pasi që ekzekutimi i tij nuk rregullohet nga legjislacioni i Federatës Ruse. Një shënim i shkruar në mënyrë korrekte do ta ndihmojë punonjësin t’i shpjegojë menaxhmentit situatën, të tregojë fakte specifike dhe të ndihmojë në shmangien e masave disiplinore duke përmendur arsyet e vërteta të incidentit.
Udhëzimet
Hapi 1
Plotësoni pjesën hyrëse të dokumentit duke treguar detajet e marrësit (emri i organizatës, mbiemri, emri, patronimi dhe pozicioni i menaxherit të cilit i drejtohet letra shpjeguese), duke i vendosur në këndin e sipërm të djathtë të Fletë A4.
Shkruani titullin "Shënim shpjegues", shënoni datën e përgatitjes dhe numrin hyrës të vendosur në përputhje me rregullat e regjistrimit për rrjedhën e brendshme të dokumentit. Nën titull, sqaroni përmbajtjen e shënimit, duke thënë se çfarë do të diskutohet në shënimin shpjegues të dhënë. Do të jetë fakti ose ngjarja që bëri që ky dokument të përpilohet.
Hapi 2
Në pjesën kryesore të dokumentit, përshkruani arsyet për atë që ka ndodhur, duke shpjeguar situatën aktuale dhe duke treguar arsyet e vërteta që shkaktuan këto shkelje. Këtu, shprehni përfundimet që duket se janë një bazë e mjaftueshme për të shpjeguar atë që ka ndodhur. Dhe më pas tregoni një kërkesë për t'ju shfajësuar nga përgjegjësia, për arsyet e mësipërme, ose për të përfshirë punonjës të tjerë që kanë kryer shkelje.
Hapi 3
Në pjesën e fundit, renditni të gjitha dokumentet që ju i konsideroni të nevojshme për t'u paraqitur si provë dhe bashkëngjitni shënimit shpjegues si dokumente shoqëruese. Tani vendosni datën e shënimit dhe nënshkrimin personal të përpiluesit me një transkript (emri dhe titulli).
