Përmbajtja dhe ekzekutimi i dokumenteve dhe letrave të biznesit që shoqërojnë aktivitetet e çdo ndërmarrjeje ose organizate rregullohen nga dokumentet përkatëse dhe standardet shtetërore. Një letër motivuese i referohet dokumenteve të biznesit, kështu që duhet të plotësojë kërkesat e projektimit të përcaktuara nga GOST R 6.30-2003.
Udhëzimet
Hapi 1
Një letër motivuese hartohet në të njëjtën mënyrë si ajo e rregullt. Shkruajeni atë në letrën e kompanisë suaj, e cila përmban emrin e saj të plotë, adresën postare, detajet, adresën e postës elektronike, faksin e kontaktit dhe numrin e telefonit.
Hapi 2
Në këndin e sipërm të djathtë, shënoni adresën e letrës, mbiemrin dhe inicialet e tij, pozicionin e mbajtur, organizatën, adresën e saj dhe mos harroni indeksin e vendbanimit ku ndodhet.
Hapi 3
Në rreshtin e temës së letrës, ju mund të tregoni "Letër mbuluese për dokumentacionin e dërguar", nuk keni nevojë të bëni titullin e letrës. Filloni me adresën tradicionale: "I dashur …!". Tjetra, shkruani frazën standarde "Ne po ju dërgojmë …" dhe jepni emrin e përgjithshëm të paketës së dokumenteve të cilave ju ia bashkangjitni këtë letër përcjellëse. Nëse është e nevojshme, tregoni në cilat marrëveshje ose kërkesa është dërguar ky dokumentacion.
Hapi 4
Një letër motivuese mund të përdoret gjithashtu për korrespondencë të rregullt të biznesit. Nëse keni ndonjë mesazh shtesë për këtë marrës, mund ta shkruani në paragrafët e dytë dhe të tretë.
Hapi 5
Shkruani fjalën "Attachment:" ose "Attachments:" në varësi të asaj se sa dokumente do t'i bashkëngjiten kësaj letre. Nëse dokumenti është në njëjës, atëherë pasi zorra e trashë të japë emrin e tij, tregoni në sa fletë të dokumentit dhe në sa kopje është dërguar.
Hapi 6
Nëse ka disa dokumente, atëherë lista e tyre duhet të hartohet si një listë e numëruar, secili numër duhet të shkruhet në një rresht të ri. Pas shifrës së numrit, tregoni emrin e dokumentit, numrin e fletëve dhe kopjeve.
Hapi 7
Nënshkruani letrën nga zyrtari i cili është i autorizuar të nënshkruajë letra të tilla, vendosni nënshkrimin e tij dhe vërtetoni me vulën e ndërmarrjes.
Hapi 8
Në fund, sigurohuni që të tregoni ekzekutuesin e kësaj letre motivuese, mbiemrin e tij, inicialet dhe numrin e telefonit të kontaktit.
