Prania e një vule në një dokument tregon rëndësinë, vërtetësinë dhe statusin zyrtar të tij. Sidoqoftë, gjatë veprimtarisë së ndërmarrjeve, herë pas here, lindin pyetje në lidhje me vendin dhe çfarë lloj vule duhet të vendoset.
Para së gjithash, rregullat për vendosjen e një vule varen nga lloji dhe aksesori i tij. Kështu, vula zyrtare me imazhin e një shqiponje me dy koka është vendosur në dokumentet e institucioneve shtetërore. Organizatat tregtare dhe sipërmarrësit individualë vërtetojnë dokumentet me një vulë standarde të rrumbullakët që përmban emrin (mbiemrin, emrin dhe patronimin), të dhënat e regjistrimit dhe, nëse dëshirohet, logon e kompanisë. Dokumentet, lidhja e kontratave, ekzekutimi i urdhërpagesave dhe çeqeve, zyrtari letra, autorizime, etj., ju mund të bëni ato shtesë: për hetime, dokumente financiare, departamenti i Burimeve Njerëzore. Në të njëjtën kohë, qëllimi i tyre duhet të tregohet në vulë. Vula kryesore vërteton nënshkrimet e personave të parë - drejtorët dhe zëvendësit e tyre, dhe atyre shtesë - punonjësit e shërbimeve përkatëse (kontabiliteti, departamenti i personelit, etj.). Vulosja duhet të vendoset në mënyrë të tillë që kap pjesërisht titullin e pozitës së personit që nënshkroi dokumentin, dhe detajet e nënshkrimit dhe vulës janë qartë të dukshme. Sistemi shtetëror i mbështetjes së dokumentacionit për menaxhim (GSDOU), i aprovuar me urdhër të BRSS Glavarchive më 23 maj 1988, parashikon një listë të dokumenteve mbi të cilat vendoset vula kryesore ose zyrtare. Nuk ka një botim më të ri, por siç zbatohet në momentin aktual duket kështu: - vepron; - autorizime; - kontrata; - konkluzione, rishikime; - aplikacione (për një letër krediti; mbi refuzimin e pranimit, pretendime, etj.); - certifikata udhëtimi; - mostra të përshtypjeve të vulave dhe nënshkrimeve; - letra; - urdhra pagese, kërkesa, çeqe, për transferimin e valutës, etj; - rregulloret mbi organizatën; - regjistrat; - vlerësimet e kostove; - marrëveshjet; - certifikatat (arkivi, kufiri, për pagimin e shumave të sigurimit, etj); - specifikimet; - listat e titullit; - certifikatat; - statutet e organizatave; - tabelat e personelit. Për të përjashtuar keqkuptimet e mundshme kur përdorni vulat, është e këshillueshme që ndërmarrjet të përcaktojnë vetë listën e dokumenteve, si dhe lista e personave dhe mostrat e nënshkrimeve që kërkojnë vulën e certifikimit. Përveç kësaj, ekzistojnë forma të unifikuara të dokumenteve me kushtin e duhur "M. P." - vendi i shtypjes. Në raste të tilla, zakonisht nuk ka pyetje se ku të vendosni vulën, por duhet të ndiqet një rregull i përgjithshëm: shtypja duhet të jetë e qartë dhe e lexueshme.
