Dokumentet që hyjnë në organizatë i nënshtrohen kontabilitetit. Zakonisht regjistrimi i letrave hyrëse është detyrë e zyrës, por në ekipe të vogla kjo përgjegjësi shpesh i caktohet sekretarit. Metoda e përpunimit të korrespondencës, si rregull, përshkruhet në detaje në udhëzimet e brendshme për punën në zyrë. Nëse mungon, kur përpunoni dokumente të reja, duhet t'i përmbaheni një rendi të caktuar veprimesh.
E nevojshme
- - ditari i regjistrimit të korrespondencës hyrëse;
- - vulën "Letër hyrëse".
Udhëzimet
Hapi 1
Pranoni dhe renditni korrespondencën hyrëse. Të gjitha letrat duhet të hapen, përveç atyre me një shenjë të veçantë, për shembull, "Personalisht menaxherit" ose "Konfidenciale", etj. Mos nxitoni të hidhni zarfin, së pari kontrolloni nëse adresa e kthimit tregohet në tekst. Regjistrimi nuk kërkon dokumente të kontabilitetit (fatura, fatura), urime, materiale reklamuese.
Hapi 2
Futni informacion në lidhje me letrat e marra në regjistrin e korrespondencës në hyrje. Mund të jetë elektronik ose tradicional (letër). Kur plotësoni formularët elektronikë, ndiqni rekomandimet e zhvilluesve të programit. Sistemet kompjuterike lehtësojnë punën klerike, ndihmon për të gjetur shpejt informacionin që ju nevojitet. Sidoqoftë, unifikimi është i rëndësishëm në to, respektimi i rreptë i rregullave për futjen e informacionit, përndryshe dokumenti mund të humbasë në bazën e të dhënave.
Hapi 3
Blini një ditar tradicional në një shtypshkronjë ose rregulloni vetë në një fletore A4. Kërkesa kryesore për të është lehtësia e kërkimit, qartësia dhe saktësia e mbushjes. Convenientshtë e përshtatshme të mbash një ditar në formën e një tabele me kolonat e mëposhtme: 1. Data e regjistrimit. Merrni parasysh letrat hyrëse ditën e marrjes dhe në mbrëmje dorëzojini ato menaxherit për shqyrtim, përveç nëse organizata ka miratuar një procedurë tjetër; Numrin e regjistrimit. Kjo atribut i dokumentit përbëhet nga numri i çështjes së dosjes "Dokumentet hyrëse" (sipas nomenklaturës së miratuar të punëve të organizatës) dhe numri serik (nga fillimi i vitit kalendarik) të letrës së marrë. Për shembull, "Nr. 01-12-273", ku 01-12 është numri i nomenklaturës së çështjes, 273 është numri unik i letrës. E gjithë korrespodenca e marrë regjistrohet një herë, pavarësisht nga numri i kopjeve të marra më vonë, përfshirë ato elektronike; 3. Autori i letrës (organizatë, individ), për shembull, "Vstrecha LLC" ose "Administrata rajonale, nënkryetari V. S. Sidorov", etj. 4. Subjekti i dokumentit. Ju mund ta plotësoni këtë kolonë me informacione nga titulli i letrës ose të formuloni shkurtimisht idenë kryesore pasi ta lexoni. Shkruani në një mënyrë të tillë që më vonë të mund të kujtoni lehtësisht se për cilin dokument bëhet fjalë dhe t'ua shpjegoni kolegëve tuaj. Për shembull, "Për lidhjen e një kontrate për shërbimet e transportit" ose "Për sigurimin e informacionit mbi tatimin mbi të ardhurat para 12.12.2011", etj.; 5. Ekzekutues. Plotësoni kutinë pasi të keni marrë vizën e menaxherit. Vendosni emrin e personit që do të përgatisë përgjigjen. Shënoni datën e duhur këtu. Theksoni ose nënvizoni datën e përgjigjes së letrës urgjente. Shënime. Këtu mund të bëni shënime mbi përmbushjen e urdhrit të menaxherit, ose të tregoni praninë e bashkëngjitjeve të rëndësishme në letër, ose të shënoni numrin e kopjeve që punonjësit kanë në punë.
Hapi 4
Plotësoni tabelën ashtu siç e shihni të arsyeshme. Për shembull, duke pasur frikë për sigurinë e dokumenteve, zgjidhni kutinë për nënshkrimin e kontraktorit kur merrni letrën. Sidoqoftë, mos e mbingarkoni ditarin dhe veten tuaj me shënime tepër të folura. Dokumenti përmban të gjitha informacionet e nevojshme, format e regjistrimit ndihmojnë vetëm për të gjetur fazën e punës në të.
Hapi 5
Vendosni një vulë të veçantë në të gjitha letrat, e cila tregon llojin e korrespondencës - "Hyrëse". Shtypja duhet të jetë në këndin e poshtëm të djathtë të faqes së parë të dokumentit. Sigurohuni që shtypja të mos përputhet me tekstin. Vendosni manualisht numrin rendor dhe datën e marrjes.
