Konferencat shkencore ndryshojnë në fokusin dhe qëllimin e tyre. Nëse marrim ndonjë institut, atëherë ngjarje të tilla mund të mbahen të paktën çdo javë, por vetëm brenda kornizës së kësaj organizate. Por për ngjarje më domethënëse ekziston një algoritëm hap pas hapi në të cilin duhet të merrni parasysh shumë detaje.
E nevojshme
- - planin;
- - lokalet;
- - materiale për të shkruar;
- - postera;
- - pajisje multimediale;
- - mikrofona;
- - fletëpalosje;
- - tavolina dhe karrige;
- - mbulesa tavoline;
- - dosje me dokumente;
- - pirja e ujit dhe gotave.
Udhëzimet
Hapi 1
Vendosni për temën e konferencës. Në përgjithësi, që takimi juaj shkencor të ketë sukses, duhet të mendoni me kujdes për idenë kryesore të konferencës. Tema duhet të jetë e rëndësishme, lakonike dhe të jetë me interes jo vetëm për folësit, por edhe për audiencën. Mbi të gjitha, gjëja më e rëndësishme në ngjarje të tilla është interesi i të dy palëve. Prandaj, bashkoni një kolegj njerëzish me mendje të njëjtë për të dalë me një temë të shkurtër dhe të dobishme.
Hapi 2
Njoftojini të gjithë pjesëmarrësit paraprakisht. Gjithashtu, suksesi i konferencave të këtij lloji përcaktohet nga prania e mysafirëve të rangut të lartë në botën shkencore. Sigurisht, gjithçka varet nga madhësia e konferencës suaj. Në çdo rast, sa më shumë vizitorë të shquar t'ju vizitojnë, aq më interesante do të jetë mbajtja e këtij takimi. Kujdesuni për këtë brenda disa muajsh, apo edhe një viti para hapjes së takimit! Dërgoni ftesa me shkrim për të gjithë mysafirët.
Hapi 3
Bëni një plan të qartë, hap pas hapi të konferencës. Tani filloni të planifikoni të gjithë ngjarjen. Mblidhni përsëri njerëzit tuaj me të njëjtin mendim dhe kuptoni, deri në minutë, kur dhe çfarë duhet të ndodhë. Renditni të gjitha aktivitetet, pjesëmarrësit dhe kohët në një kolonë. Mos harroni të bëni pushime të shkurtra gjatë konferencës: duhet të ketë 2-3, jo më shumë. Kontrolloni përsëri disa herë dhe bëni rregullime.
Hapi 4
Shpërndani përgjegjësitë midis të gjithë asistentëve. Pasi të keni një plan të qartë për konferencën, shpërndani të gjitha aktivitetet përgatitore midis stafit dhe organizatorëve. Sigurohuni që gjithçka të bëhet në kohë.
Hapi 5
Sigurimi i informacionit dhe trajnimit të burimeve. Merrni parasysh se çfarë materiali mund të keni nevojë për pjesëmarrësit dhe pjesëmarrësit në konferencë. Mund të jenë broshura, shtypje, dosje, mikrofona, stilolapsa, etj. Bëni të gjithë të ndihen rehat dhe të përfitojnë nga ngjarja.
Hapi 6
Organizoni dhomën. Isshtë e pamundur të zhvillosh një ngjarje të suksesshme pa një sallë të ndriçuar mirë. Sigurisht, gjithçka varet nga numri i shikuesve. Shtë e rëndësishme që dhoma të jetë e gjërë dhe e përshtatshme për të punuar. Përgatitni numrin e kërkuar të ulëseve dhe vendeve rezervë paraprakisht. Pastroni dyshemenë, dritaret. Sillni tryeza për anëtarët e konferencës. Instaloni të gjitha pajisjet e nevojshme: ekran, kompjuter, projektor, altoparlantë, mikrofona, etj. Shihni situatën për atë që mund t'ju duhet.
Hapi 7
Festoni hapjen e madhe të një konference shkencore. Jepi fjalën kryetarit të komisionit të kësaj ngjarjeje. Pastaj, si organizatori kryesor, sigurohuni që gjithçka të shkojë sipas planit.
