Pavarësisht nëse kontakti i parë me një partner të mundshëm të biznesit është bërë përmes telefonit, nëse ka pasur një marrëveshje gojore, në praktikën e qarkullimit të biznesit ekziston një zakon për të mbështetur fillimin e një marrëdhënie me një letër zyrtare me një ofertë bashkëpunimi.
Udhëzimet
Hapi 1
Në pjesën e parë të letrës, e cila nuk është më shumë se një paragraf, shkruani se çfarë lloj kompanie përfaqësoni dhe përshëndetni menaxhimin e partnerit të ardhshëm në emër të saj. Appropriateshtë e përshtatshme të përdorni fraza të tilla si "Kompania jonë dëshiron prosperitetin e biznesit tuaj", "në emër të një kompanie të tillë ne shprehim respektin tonë ndaj jush". Sigurohuni që të përfshini emrin e organizatës suaj. Mos harroni se në formën e postës së bezdisshme, më shumë se një duzinë letrash vijnë në ndonjë kompani me një propozim për të përfunduar një marrëveshje, kështu që adresa duhet të kuptojë menjëherë propozimi i së cilës po diskutohet.
Hapi 2
Në pjesën tjetër të letrës, kujtoj partnerin e mundshëm që tashmë kishte marrëveshje paraprake midis kompanive tuaja për një kontratë ose shërbim specifik. Ju mund të përdorni fraza të tilla si "Në vazhdim të negociatave tona …", "Ne kemi marrë parasysh dëshirat tuaja në lidhje me …". Bëni të qartë për adresën që kjo ofertë bashkëpunimi nuk është një stereotip dhe bazë, si për të gjithë klientët, por është zhvilluar posaçërisht për këtë kompani, dhe merr parasysh të gjitha tiparet e këtij biznesi të veçantë.
Hapi 3
Në pjesën më të madhe të ofertës, tregoni cilat shërbime ose mallra ju ofroni, cila është kostoja e tyre, koha e dorëzimit. Informacioni i paraqitur në tabela është më i lehtë për t’u kuptuar. Ofrojini klientit disa mundësi me kosto, sasi dhe vëllim të ndryshëm të shërbimeve të ofruara, në mënyrë që ai të zgjedhë kombinimin më të përshtatshëm. Theksoni përfitimet që klienti do të marrë duke lidhur një marrëveshje me organizatën tuaj. Këtu mund të tregoni zbritje, oferta speciale për partnerë të rregullt, mundësinë e lidhjes së kontratave për sigurimin e shërbimeve shtesë ose furnizimin e mallrave të tjerë me kushte ekstra të favorshme.
Hapi 4
Kushtojeni pjesën e fundit dëshirave dhe fjalëve të ndarjes. Përdorni frazat standarde, për shembull, "Shpresojmë për një bashkëpunim të dobishëm reciprokisht …", "Urimet më të mira …". Sigurohuni që të regjistroheni dhe të lini koordinatat tuaja, në mënyrë që në rast të një vendimi pozitiv, klienti të mos kërkojë një numër telefoni ose adresë e-mail ku mund të kontaktoheni.
