Nëse doni t'i dërgoni një letër jo një personi, por disa anëtarëve të ekipit tuaj të punës, përmbajtja e letrës duhet të jetë paksa e ndryshme nga ajo e zakonshme. Gjithashtu, mos harroni të ndiqni rregullat e korrespondencës së biznesit.
Udhëzimet
Hapi 1
Bëni një listë të kolegëve që dëshironi të përfshini në listën tuaj të postave. Kontrolloni nëse të gjithë adresuesit janë të rëndësishëm për çështjen aktuale. Në të kundërt, ju mund të kaloni një person që duhet të informohet për diçka me letrën e tij. Studioni rrethin e palëve të interesuara. Vendosni se cilin bashkëpunëtor do të vendosni në fushën "Adresuesi" dhe kush në fushën "Cc". Zakonisht, ekzekutuesit e drejtpërdrejtë shkruhen në kolonën "Adresuesi" dhe ata që kontrollojnë procesin ose marrin pjesë në të në mënyrë indirekte, si dhe janë thjesht një punonjës i interesuar, në fushën "Kopjo".
Hapi 2
Mendoni se si të organizoni emrat e marrësve. Do të jetë shumë më e lehtë për ju nëse kompania juaj ka rregulla specifike të përcaktuara në këtë drejtim. Përndryshe, rendi i tyre mund të përcaktohet në mënyra të ndryshme. Për shembull, vendosni mbiemrat e tyre në rend alfabetik. Parimi i vjetërsisë mund të përdoret. Më mirë të gjesh një letër nga sekretari drejtuar disa marrësve dhe të shohësh se si e bën atë. Më shumë gjasa, ky është standardi i pashprehur i kompanisë tuaj.
Hapi 3
Shënoni subjektin e mesazhit. Ajo duhet të pasqyrojë shkurtimisht përmbajtjen e saj. Pas kësaj, shkoni në trupin e letrës. Ndiqni rregullat e korrespondencës së biznesit. Përshëndetni ekipin me mirësjellje dhe kaloni në temë.
Hapi 4
Shkruani vetëm në rastin. Mos humbni detaje të rëndësishme, por as mos e holloni "ujin". Vlerësoni kohën e kolegëve tuaj. Nëse, për të kuptuar më mirë thelbin e mesazhit tuaj, duhet të keni kujdes për korrespodencat e tjera, vendosni citime në fund të letrës. Mos harroni të thoni lamtumirë dhe t'i uroni të gjithëve një ditë produktive në punë.
