Çdo ditë në çdo organizatë - në një institucion shtetëror, në një ndërmarrje të madhe ose të vogël, në një sipërmarrës individual - ka nevojë për të vërtetuar faktet që kërkojnë shtypje. Më shpesh, këto fakte shoqërohen me para ose konfirmim të nënshkrimeve të zyrtarëve (vërtetësia e tyre) në dokumente të ndryshme. Në të njëjtën kohë, ka dokumente mbi të cilat nuk kërkohet një përshtypje e pullës.
Çdo person juridik duhet të ketë një vulë. Kjo normë është e parashikuar në ligj. LLC, CJSC, OJSC dhe organizata të tjera duhet të përdorin një vulë të rrumbullakët, gjurma e së cilës përfshin emrin e plotë të ndërmarrjes në rusisht dhe një lidhje me vendin e vendndodhjes së saj territoriale. Emri i ndërmarrjes mund të tregohet gjithashtu në një gjuhë të huaj. Shtypja e vulës shfaqet në listën e detajeve të dokumentit, në përputhje me GOST R 6.30-2003 "Sistemet e unifikuara të dokumentacionit. Sistem i unifikuar i dokumentacionit organizativ dhe administrativ. Kërkesat për dokumentet "(miratuar më 03.03.2003). Në të njëjtën kohë, vula, për shembull, nuk përfshihet në listën e detajeve të detyrueshme të një numri të dokumenteve kryesore të kontabilitetit, me përjashtim të letrave bankare, faturave të parave të gatshme, dokumenteve të transportit, etj. Kontrata duhet të vuloset me një vulë, nëse përcaktohet në vetë kontratën, kusht ose nëse dy formularë janë shënuar "MP" ("Vendi i vulës"). E njëjta gjë vlen për aktet e punës (shërbimeve) të përfunduara. Përdorimi i një vule sigurohet gjithashtu në një prokurë, e cila i jepet nga organizata një punonjësi (kjo pozitë specifikohet në Kodin Civil të Federatës Ruse - klauzola 5 e nenit 185). Nuk ka kërkesë për një vulosni në disa forma të pasqyrave financiare (dispozitat e urdhrave të Ministrisë së Financave të Rusisë të datës 22.07.2003 N 67n dhe nga 02.07.2010 N 66n), megjithatë, sipas Urdhrave të Ministrisë së Financave të Rusisë të datës 15.10.2009 N 104n dhe nga 05.05.2008 N 54n, format e deklaratave tatimore (për TVSH-në, tatimin mbi fitimin dhe të tjerët) duhet të vulosen. Certifikimi i detyrueshëm me vulën e organizatës sigurohet për dokumentet më të rëndësishme të personelit: faqja e parë e librit të punës, një certifikatë udhëtimi (formulari Nr. T-10), një akt i pranimit të punës sipas një kontrate pune me kohë të caktuar (formulari Nr. T-73). Në Kodin e Punës të Federatës Ruse (Art 57), kërkesa për një vulë në një kontratë pune nuk përcaktohet, por në praktikë, zakonisht vendoset një vulë. Duke pasur parasysh faktin se ka shumë dokumente për të cilat nuk ka asnjë një vendim i paqartë për praninë ose mungesën e një vule, një organizatë duhet të zhvillojë rendin e saj (pozicionin, udhëzimin), në të cilin është e nevojshme të regjistrohet një listë e dokumenteve që kërkojnë vërtetim nga vula. Një listë e përafërt e tyre është e shënuar në Sistemin Shtetëror për Menaxhimin e Dokumentimit - 1988, 1991. Opsionet mund të jenë si më poshtë: - akte (punë e kryer, ekspertizë, fshirje, pranim i objekteve, etj.); - normat e konsumit (për shembull, për metalet e çmuara); - mostrat e përshtypjeve të vulave, si dhe mostrat e nënshkrimeve të punonjësve të cilëve u është dhënë e drejta për të kryer operacione financiare dhe ekonomike; - letrat e garancisë; - korrespondenca me menaxhimin dhe strukturat e organe të ndryshme qeveritare (për shembull, me shërbimin tatimor, fonde jashtë buxhetit, etj. Vula mund të bëhet jo një, por disa (pasi ka dokumentuar këtë fakt) - për secilën ndarje të veçantë të organizatës. Çdo vulë do të ketë qëllimin e vet specifik - për kalime, për dokumente, për fatura. Vula në dokument duhet të vendoset në vendin e fletës ku ndodhet mbështetësi "MP" ("Vendi i vulës"). Nëse nuk është aty, vula vendoset në mënyrë që gjurma të mbivendoset në një pjesë të fjalës - përcaktimi i pozicionit të personit që nënshkroi dokumentin. Në këtë rast, nënshkrimi duhet të dallohet qartë, si të gjitha informacionet nga vula e vulës.
