Një letër drejtuar klientit shkruhet nëse është e pamundur të përmbushni detyrimet ndaj tij nga organizata juaj, nëse ai nuk ka transferuar para për mallrat e dorëzuara dhe nëse ka nevojë ta informoni atë për gamën e re.
Udhëzimet
Hapi 1
Filloni letrën tuaj duke pyetur dikë që përfaqëson organizatën e klientit. Në këtë pjesë të letrës, shprehje të tilla mirësjelljeje si "I dashur Ivan Andreevich", "Mister Remizov" janë të përshtatshme. Nëse kompania klient nuk ka një person specifik me të cilin janë krijuar marrëdhënie, kontaktoni "Të nderuar Zotërinj".
Hapi 2
Prezantoni veten me emrin e organizatës tuaj. Përdorni frazat standarde, për shembull, "MontazhSpetsStroy LLC dëshiron të shprehë respektin tonë ndaj jush dhe t'i urojë organizatës tuaj prosperitet". Kjo do t'ju lejojë të orientoni klientin tuaj, duke lexuar tekstin kryesor, ai nuk do të bëjë puzzle se kush është adresa e letrës.
Hapi 3
Formuloni arsyen e letrës. Forma e shkrimit dhe përmbajtja e mesazhit varet nga kjo. Arsyeja më e zakonshme për të shkruar letra një klienti është mos pagesa për mallrat e dorëzuara ose shërbimet e kryera. Në këtë rast, referojuni klauzolës përkatëse të marrëveshjes, tregoni se klienti është përgjegjës për pagimin e faturës brenda një afati specifik kohor. Nëse kjo nuk është letra juaj e parë në këtë temë, apeloni tek përgjegjësia e konsumatorit për dështimin për të përmbushur detyrimet e përshkruara në pikën X të marrëveshjes së furnizimit. Ju lutemi vini re se në rast të mospagimit të faturave, do t'ju duhet të drejtoheni në gjykatë.
Hapi 4
Kërkojini falje klientit nëse arsyeja për të shkruar letrën ishte pamundësia për t'i dorëzuar mallrat tek ai brenda kushteve të specifikuara në kontratë. Mos u përpiqni të shpjegoni arsyet pse po humbni kohën e dorëzimit, konsumatori nuk është i interesuar për këtë, është më mirë ta informoni atë për sa kohë organizata juaj do të jetë në gjendje të përmbushë detyrimet e saj sipas kontratës. Në fund të letrës, përdorni frazat "Faleminderit për mirëkuptimin", "Shpresojmë për bashkëpunim të mëtejshëm".
Hapi 5
Informoni klientin për linjën e re të produkteve të ofruara nga kompania juaj, nëse partneri juaj nuk është në dijeni të asortimentit të ndryshuar. Në një letër të tillë, është e dëshirueshme të tregoni se çfarë zbritjesh do të marrë konsumatori kur harton kontrata të reja furnizimi si klient i rregullt.
Hapi 6
Regjistrohuni në fund të letrës. Lini informacionin tuaj të kontaktit në mënyrë që klienti të dijë të kontaktojë me organizatën tuaj. Uroj të gjitha të mirat për organizatën dhe personin që e përfaqëson atë.
