Sekretari në zyrë gjithashtu kryen funksione dërgimi. Throughshtë përmes tij që kryhen kontaktet primare dhe komunikimet zyrtare telefonike. Përshtypja e parë e kompanisë suaj që personi që ju kontakton varet nga sa me kompetencë dhe profesionalizëm sekretari komunikon në telefon. Prandaj, për t'iu përgjigjur thirrjeve, sekretari duhet të njohë etiketimin e biznesit.
Udhëzimet
Hapi 1
Gjithmonë kontrolloni emocionet dhe disponimin tuaj. Pavarësisht se sa argëtues apo i trishtuar jeni, duke marrë telefonin, duhet të jeni i matur dhe i aftë për biznes. Toni juaj duhet të jetë i barabartë, i qetë dhe dashamirës. Nëse nxitoni të afroheni dhe keni marrë frymë, merrni disa frymë thellë dhe frymëmarrje përpara se të thoni përshëndetjen në mënyrë që frymëmarrja juaj të normalizohet.
Hapi 2
Kur të merrni një telefonatë, gjithmonë filloni bisedën së pari, pa pritur atë që ju tregon fundi tjetër i pajisjes. Kjo duhet të jetë një hyrje dhe përshëndetje standarde. Përshëndetni dhe emëroni kompaninë që ka thirrur bashkëbiseduesi juaj. Në rast se ai nuk prezantohet, kërkoni falje, pyesni me kë po flisni.
Hapi 3
Mësoni rreth çështjeve dhe funksioneve që kryhen nga sektorët e kompanisë tuaj dhe zgjidhen nga specialistë të veçantë në mënyrë që të përcjellni në mënyrë korrekte thirrjet hyrëse nga klientët dhe klientët. Kur transferoni një telefonatë, tregoni emrin dhe mbiemrin e specialistit me të cilin po lidhni bashkëbiseduesin tuaj të telefonit. Punonjësit tek i cili keni ndërprerë telefonatën, tregoni emrin e telefonuesit dhe pyetjen në të cilën ai ka aplikuar. Ju nuk duhet të merrni përsipër funksionet e një konsulenti, edhe nëse mund ta bëni mirë, lëreni personin të zgjidhë çështjet e tij me ata specialistë që janë të autorizuar ta bëjnë këtë.
Hapi 4
Ju mund të ofroni informacione themelore nëse lindin pyetje të tilla: emri i plotë i ndërmarrjes suaj, mbiemri, emri dhe patronimi i drejtorit, zëvendësit e tij dhe shefat e departamenteve, adresa e zyrës. Bëni dhe bini dakord me drejtorin një listë të veçantë të atyre personave për të cilët ai do të jetë gjithmonë i lirë.
Hapi 5
Sigurohuni që të mbani një regjistër thirrjesh. Shkruani gjithçka që ju kërkohet të përcillni, mos u mbështetni në kujtesë, në mënyrë që të mos harroni ndonjë gjë të rëndësishme. I gjithë informacioni duhet t'u komunikohet atyre për të cilët është menduar. Specifikoni emrin e kompanisë ose mbiemrin dhe emrin e personit që po telefonon, shënoni numrin e telefonit që mund të telefononi, datën dhe orën e telefonatës.
