Korrespondenca e biznesit është një pjesë integrale e shumë proceseve të prodhimit. Një vend i rëndësishëm në të zënë përgjigjet ndaj thirrjeve zyrtare nga organizata të ndryshme, përfshirë ato kontrolluese. Për letra të tilla, kërkohet një stil zyrtar biznesi, është mjaft i pranueshëm, për më tepër, kthesat burokratike janë të preferueshme. Nuk ka vend për emocione në to, edhe nëse pretendimet se apeli që keni marrë janë të papërshtatshëm.
E nevojshme
- - një kompjuter;
- - Qasje në internet ose printer;
- - letër me kokë të kompanisë;
- - postë, ndërlidhës ose vizitë personale në zyrën e marrësit (jo në të gjitha rastet);
- - teksti i letrës së cilës po i përgjigjeni.
Udhëzimet
Hapi 1
Përdorni letra me shkrim për të shkruar përgjigjen tuaj. Mos harroni të caktoni një numër në dalje të letrës, ta regjistroni atë pranë sekretarit ose në zyrë dhe të vendosni datën.
Hapi 2
Adresoni përgjigjen personit, nënshkrimi i të cilit është nën letër. Zakonisht përfaqëson titullin dhe mbiemrin me inicialet. Mundohuni të gjeni emrin dhe patronimin e tij. Bëni këtë duke përdorur internetin ose një telefonatë drejtpërdrejt në organizatën nga ka ardhur letra. Zakonisht në fund të letrës zyrtare tregohet mbiemri i interpretuesit dhe numri i tij i telefonit. Ky informacion do të jetë i dobishëm për ndërveprim të mëtejshëm, nëse paraqitet nevoja. Sidoqoftë, përgjigja duhet të drejtohet në emrin e personit, nënshkrimi i të cilit është nën thirrjen që ju erdhi. Inicialet e tij janë të mjaftueshme në "kokën" e përgjigjes. Por letra duhet të fillojë me një adresë me emër dhe patronimë: "I dashur Ivan Ivanovich!"
Hapi 3
Në fillim të përgjigjes suaj, tregoni të dhënat e daljes së letrës. Zakonisht, ankesat zyrtare përmbajnë një numër dalës, data është e detyrueshme. Formulimi i pranuar përgjithësisht i frazës së parë: "Në përgjigje të letrës suaj (ankesë, kërkesë informacioni, pretendim, ankesë - në varësi të situatës) Nr. Kështu dhe kështu nga një numër i tillë, ne e konsiderojmë të nevojshme (opsioni - ne mund) të raportojë sa vijon."
Hapi 4
Pastaj përgjigjuni pyetjeve që përmbahen në letër në të njëjtën renditje në të cilën janë dhënë në të.
Hapi 5
Nëse, sipas mendimit tuaj, ndonjë pretendim ose pretendim i bërë kundër jush personalisht ose organizatës suaj nga autori i letrës është i paligjshëm, tregoni se ato nuk mund të plotësohen dhe shpjegojnë arsyen, duke iu referuar dispozitave të legjislacionit aktual, të cilat, në mendim, kundërshtojnë.
Hapi 6
Përdorni frazën "Regards" në fund të përgjigjes tuaj. Ju do të duhet ta bëni këtë, edhe nëse mendoni se i adresuari nuk është i denjë për respekt. Sidoqoftë, nuk ka nevojë të demonstrohet ky mendim. Mos harroni të përfshini gjithashtu titullin, mbiemrin dhe inicialet tuaja. Nëse jeni duke paraqitur një përgjigje në letër, ju lutemi vendosni nënshkrimin tuaj nën të.
