Ekziston një koncept i tillë i "zakoneve të biznesit". Nën këtë përkufizim të gjerë - të gjitha traditat e miratuara në mjedisin e marrëdhënieve zyrtare të biznesit. Korrespondenca zyrtare mbetet një nga mekanizmat kryesorë të ndërveprimit të biznesit. Zyrtarët, biznesmenët dhe organizatat publike komunikojnë përmes mesazheve të përgatitura sipas rregullave të përgjithshme.
Arsyeja e shkrimit
Pavarësisht se sa e mërzitshme dhe e parëndësishme mund të duket faza përgatitore e hartimit të një ankese zyrtare, ajo nuk mund të neglizhohet. Arsyeja për përgatitjen e dokumentit duhet të formulohet qartë.
Para se të krijoni një letër zyrtare, është e rëndësishme të përcaktohet me saktësi adresa. Pas përcaktimit të temës së mesazhit, është e nevojshme të kontrollohet nëse kjo çështje bie brenda fushës së kompetencës së adresuesit. Nëse keni dyshime, është më mirë të shqyrtohet çështja e kompetencës në rregulloret dhe dokumentet e tjera normative të organizatës.
Lloji i kërkesës
Pas përcaktimit të temës dhe të adresuarit, duhet të mendoni për llojin e apelit.
Një letër zyrtare duhet të shkruhet nëse është e nevojshme:
- Informoni adresën. Më shpesh, gazetat dërgohen nga marrësit e nivelit më të ulët tek marrësit e niveleve më të larta;
- Kontaktoni marrësin me një provë, e cila nënkupton veprime të mëtejshme nga ana e tij. Pra, ata kthehen ose te një person superior ose te një i barabartë në pozitë;
- Jepni një detyrë. Kjo lloj adrese është e përshtatshme vetëm për adresimin e një vartësi.
Individët që kontaktojnë autoritetet, ndërmarrjet ose strukturat e tjera më shpesh përdorin formën e kërkesës-kërkesë.
Forma e ankimit zyrtar
Kushtet e vështira të ndërveprimit zyrtar-biznes e bëjnë formën e ankesave jo më të ulët se përmbajtja. Në mënyrë që letra të arrijë tek adresuesi dhe të mos humbasë në labirintet e zyrës, ajo duhet të hartohet sipas të gjitha rregullave.
Organizatat hartojnë letra në letrat zyrtare, caktojnë një numër dalës dhe tregojnë datën. Për të sqaruar menjëherë çështjet e apelimit, është e rëndësishme të tregoni emrin e plotë dhe informacionin e kontaktit të kontraktorit. Ato shfaqen në fletën e fundit të letrës në fund të faqes.
Individët hartojnë aplikacione në fletë bosh A4 në formë shkrimi dhe, në raste të rralla, në formë të shkruar me dorë.
Për organizatat, vetëm pozicioni dhe emri i marrësit tregohet në titullin e ankesës, d.m.th. informacioni në lidhje me autorin e apelit dhe detajet e kontaktit jepen në formularin zyrtar. Individët do të duhet të plotësojnë titullin me të dhënat e tyre, duke përfshirë një numër telefoni kontakti dhe një adresë në të cilën duhet të dërgohet një përgjigje.
Në të majtë, shënohen detajet e letrës, dhe poshtë formulimit të temës së thirrjes: "Për shpërblimin", "Për dhënien e informacionit", "Për një takim personal", etj.
Stili i thirrjes zyrtare
Stili zyrtar i biznesit përdoret për të hartuar letra zyrtare. Parimet kryesore të këtij stili janë qëndrueshmëria, paqartësia dhe qartësia e prezantimit. Në korrespondencën e biznesit, formulimet bisedore, përdorimi i gjuhës popullore, për të mos përmendur fjalët e betimit dhe fjalët e betimit, janë të papranueshme. Edhe ngjarjet më shqetësuese në korrespondencën zyrtare duhet të paraqiten në një ton neutral pa ndonjë ngjyrë emocionale.
Practiceshtë praktikë e mirë të ndiqni një strukturë të qartë dhe logjike të fjalive dhe paragrafëve. Kjo thjeshton shumë perceptimin e informacionit nga lexuesi.
Struktura e ankesës zyrtare
Një letër zyrtare fillon me një apel: ". Kjo pasohet nga një preambulë, në të cilën duhet dhënë përgjigje në pyetjen: "Pse është shkruar ankesa, në emër të kujt dhe për çfarë arsye". Mund të duket kështu:
«».
«».
Duke ndjekur nga e përgjithshmja tek e veçanta, prezantohet një pjesë shpjeguese, e cila pasqyron specifikat. Nëse është shkruar një ankesë - thelbi kronologjik i konfliktit. Në letrat e ftesës, pjesa shpjeguese përmban informacion në lidhje me vendin, datën dhe kohën e ngjarjes, organizatorët e saj dhe formën e pjesëmarrjes së adresuesit.
Çdo ankesë zyrtare përfundon me një listë të drejtpërdrejtë të kërkesës. Për shembull: ", ", ", etj.
