Çdo punonjës zyre herët a vonë ballafaqohet me nevojën për të shkruar një letër zyrtare. Etiketimet e biznesit theksojnë se mbarimi i një letre është po aq i rëndësishëm sa edhe pikënisja e mesazhit tuaj.
Është e nevojshme
adresa e saktë e marrësit, zarfi, kopjet e dokumenteve të bashkangjitura në letër
Udhëzimet
Hapi 1
Lexoni përsëri atë që keni shkruar para se të filloni pjesën e fundit të letrës. Kontrolloni tekstin për gabime gramatikore dhe drejtshkrimore, njolla dhe pasaktësi. Nëse përmbajtja e letrës ju kënaq plotësisht, në paragrafin e fundit, përsëritni edhe njëherë tezën kryesore të letrës tuaj në një formë koncize dhe të kuptueshme. Kështu, ju përmbledhni mesazhin tuaj, duke e bërë më të lehtë për adresën që të përgatisë dhe të shkruajë një përgjigje.
Hapi 2
Nëse është e nevojshme të bashkëngjitni kopjet e dokumenteve në letrën zyrtare, pas paragrafit, tërhiqni disa rreshta dhe shënoni në kolonën "bashkëngjitje" një listë të dokumenteve. Lista duhet të jetë e numëruar. Bashkangjitni fotokopjet e dokumenteve në letër sipas radhës në të cilën ato tregohen në listë.
Hapi 3
Përfundoni letrën zyrtare me një kthesë të sjellshme dhe korrekte të fjalës, për shembull, të tilla si: "Shpresoj për një bashkëpunim të frytshëm". Gjithashtu, në biznes, është zakon të mbarosh letrat me ndihmën e frazave të tilla si "me respekt", "sinqerisht i yti", "me respekt". Tjetra, sigurohuni që të vendosni inicialet dhe datën tuaj. Mos harroni të nënshkruani pranë mbiemrit tuaj pasi të keni shtypur tekstin.
Hapi 4
Filloni të mbushni zarfin. Adresa e marrësit shkruhet në këndin e poshtëm të djathtë, adresa e dërguesit shkruhet në pjesën e sipërme të majtë. Sigurohuni që të futni kodin postar të saktë, në këtë rast letra do të arrijë te marrësi më shpejt.
Hapi 5
Isshtë më mirë të dërgoni letra zyrtare me postë në formën e letrave të regjistruara me vërtetimin e marrjes. Në këtë rast, ju do të keni dëshmi të marrjes së letrës nga marrësi.
