Në epokën e teknologjisë kompjuterike, partnerët gjithnjë e më shumë komunikojnë në distancë, duke preferuar të mos humbin kohë në takime personale dhe negociata. Prandaj, nuk është për t'u habitur që korrespondenca e punës nuk ka një rëndësi të vogël në jetën e një menaxheri modern. Mbajtja e duhur është detyrë e çdo punonjësi të zyrës.
Udhëzimet
Hapi 1
Nëse në punë duhet të komunikoni me klientët ose furnitorët, atëherë, natyrisht, shpesh duhet të shkruani letra zyrtare. Kjo nuk është aq e lehtë sa duket në shikim të parë: korrespondenca e biznesit është e mbushur me shumë gracka, të cilat duhet të anashkalohen për të ruajtur reputacionin tuaj si një partner kompetent. Nëse nuk është e mundur të ndiqni një kurs në artin e korrespondencës së biznesit, ndiqni rregullat më poshtë.
Hapi 2
Letra zyrtare duhet të regjistrohet. Bëni këtë para se të filloni ta përpiloni dhe vendosni numrin në hapësirën e parashikuar për të (zakonisht në këndin e sipërm të majtë, nën logon e kompanisë, nëse ekziston një). Specifikoni adresën në këndin e sipërm të djathtë. Filloni me titullin, pastaj vendosni mbiemrin (ose mbiemrat nëse letra ka për qëllim më shumë se një person). Pozicionet duhet të renditen në një rend hierarkik, d.m.th. së pari vjen, për shembull, drejtori, pastaj zëvendësi i tij, pastaj shefat e shërbimeve dhe departamenteve.
Nën emrat e marrësve, shënoni titullin dhe emrin e dërguesit. Mos harroni: parafjala "nga" nuk përdoret në këtë rast; ky është një nga gabimet e zakonshme! Tjetra, tregoni temën e letrës dhe datën e përpilimit të saj. Subjekti i letrës duhet të bëjë të qartë se për çfarë do të flasë ky dokument; shpreheni qartë dhe qartë.
Hapi 3
Teksti i letrës fillon me një apel. Nëse i drejtohet një personi, atëherë aplikoni me emër dhe patronim ose, përndryshe, me mbiemër: "I dashur Z. Ivanov". Në asnjë rast mos lejoni njohjen në letër, edhe nëse jeni personalisht të njohur me adresën dhe jeni në një marrëdhënie "në një këmbë të shkurtër" me të. Mos harroni se ky është një dokument zyrtar, ai duhet të paraqitet në arkiv dhe mund të përdoret në punë edhe disa vjet më vonë.
Vetë teksti i letrës duhet të jetë i qartë dhe i kuptueshëm. Mos përhapni "mendime përgjatë pemës", mos e mbushni letrën me detaje të panevojshme, mos përmendni fakte të njohura. Asgjë nuk është më e bezdisshme sesa humbja e kohës duke lexuar një dokument, kuptimi i plotë i të cilit mund të vendoset në 4 fjali, por ju duhet të lexoni 4 fletë. Formuloni propozimet tuaja shkurtimisht dhe të kuptueshme, nëse keni nevojë për shpjegime, vendosini në formën e një shtojce dhe bashkëngjitni letrën.
