Raporti i ngjarjes mund të jetë i shkurtër ose i detajuar. Por duhet të përmbajë të dhëna se sa para u shpenzuan për organizimin e ngjarjes dhe sa të ftuar erdhën. Dhe gjithashtu një listë e shtypit që mori pjesë në mbrëmje.
Udhëzimet
Hapi 1
Plotësoni "titullin" e raportit si më poshtë. Sipër, në mes të fletës A4, shkruani RAPORT me shkronja të mëdha. Në rreshtin tjetër "në lidhje me ngjarjen e zhvilluar", duke treguar emrin e ngjarjes në thonjëza. Nën të është data dhe vendi.
Hapi 2
Pas dy ose tre rreshtave të prerë, shtypni nëntitullin "të ftuarit". Këtu tregoni numrin e atyre të cilëve u janë dërguar kartat e ftesës dhe atyre që morën pjesë në ngjarje. Ju mund ta zbuloni këtë në një mënyrë të thjeshtë. Përgatitni një sasi të caktuar të suvenireve paraprakisht. Pak para përfundimit të ngjarjes, vendosni promovues pranë daljes që do të shpërndajnë dhurata. Duke llogaritur numrin e mbetur, do të zbuloni se sa të ftuar ishin. Ose, nën maskën e një lotarie, mblidhni ftesa dhe karta biznesi nga ata që erdhën. Nga njëra anë, ju do të numëroni të pranishmit, nga ana tjetër, do të fitoni kontakte të dobishme. Specifikoni veçmas se sa persona VIP ishin - drejtorët e përgjithshëm të ndërmarrjeve, aksionarët, personalitetet e famshme. Renditni emrat dhe mbiemrat e tyre.
Hapi 3
Në seksionin "shtypi", shkruani sa gazetarë ishin të pranishëm dhe për cilat media kanë punuar. Shtoni këtu numrat e kontaktit. Nëse publikimet janë botuar tashmë, bashkëngjitni ato në raport.
Hapi 4
Nënkreu tjetër është "ngjarja". Këtu përshkruani se si shkoi mbrëmja, kush nga menaxhmenti performoi në skenë, çfarë kishte në program. Na tregoni si e perceptuan audiencën organizatën, nëse u pëlqente tryeza e shuplakës dhe muzika. Bashkangjitni një vlerësim të kostos në fund. Të gjitha shpenzimet duhet të shkruhen atje: marrja me qira e një salle, pagesa për punën e prezantuesit, kostoja e suvenireve, etj. Numëroni sa para janë shpenzuar për secilin mysafir.
Hapi 5
"Shënime". Këtu, përshkruani të metat e ngjarjes në sa më shumë detaje të jetë e mundur. Atje ku kishte gabime, çfarë shkoi keq. Kjo do të ndihmojë në parandalimin e përsëritjes së situatave në të ardhmen. Jepni rekomandime se si të zgjedhni procesin e organizimit të një feste. Mund të jetë e nevojshme të përfshihet më shumë staf ose të ndryshohet sistemi i njoftimit të mysafirëve. Të gjitha këto komente janë shumë të rëndësishme për menaxhmentin që shqyrton raportin tuaj.
Hapi 6
E fundit janë fotografitë. Ju lutemi bashkangjitni imazhet tuaja më të mira të ngjarjes në raportin tuaj. Mundohuni të kapni fluksin e të ftuarve, buzëqeshjet në fytyra, duartrokitjet. Mos harroni të bashkëngjitni një foto të drejtorit. Menaxhmenti është gjithmonë vëmendje lajkatare ndaj personit të vet.
