Në çdo organizatë, qoftë edhe të vogël, lëshohen dhe ruhen shumë porosi dhe porosi të ndryshme. Nëse të gjithë regjistrohen dhe regjistrohen në një gjë, atëherë herët a vonë kjo do të sjellë konfuzion. Dhe përfaqësuesit e organeve të inspektimit nuk kanë gjasa të miratojnë mbajtjen e regjistrave të tillë.
Udhëzimet
Hapi 1
Në mënyrë që të ndani saktë urdhrat e lëshuara në ndërmarrje, duhet të drejtoheni nga dokumentet e mëposhtme:
- miratuar nga Rosarkhiv "Lista e dokumenteve tipike të menaxhimit të krijuara në aktivitetet e organizatës, duke treguar kohën e magazinimit";
- udhëzime për punë në zyrë (të zhvilluara nga organi drejtues).
Bazuar në këto dokumente, duhet të zhvillohet një nomenklaturë e çështjeve në secilën ndërmarrje. Bazuar në të, urdhërat, udhëzimet dhe dokumentet e tjera ndahen.
Në varësi të madhësisë së ndërmarrjes dhe strukturës së saj, nomenklatura e zhvilluar e çështjeve mund të ndahet në departamente me një shënim të kodit të shkronjës, ose mund të jetë e përgjithshme.
Në çdo rast, të gjitha porositë në ndërmarrje ndahen me kusht në porosi për aktivitetet kryesore dhe ekonomike dhe porosi për personelin.
Hapi 2
Urdhrat për aktivitetet kryesore dhe ekonomike, si rregull, mbahen nga sekretari (përveç nëse përcaktohet ndryshe në një urdhër të veçantë). Ai është gjithashtu përgjegjës për regjistrimin, ruajtjen dhe arkivimin e këtyre urdhrave.
Dokumentet ndryshojnë për sa i përket kohës së ruajtjes. Porositë për veprimtarinë kryesore të ndërmarrjes (për strukturën organizative, për miratimin e tryezës së personelit, për të bërë ndryshime në të, etj.) Kanë linja ruajtje - vazhdimisht. Në fund të vitit kalendarik, ato i dorëzohen arkivit të ndërmarrjes.
Porositë për çështje ekonomike dhe operacionale ruhen për 5 vjet. Ata numërohen radhazi pa një shkronjë. Nëse vëllimi i porosive të lëshuara në ndërmarrje është i madh, gjatë vitit ato ndahen në vëllime. Pas skadimit të periudhës së magazinimit, ato shkatërrohen me regjistrimin e aktit përkatës.
Hapi 3
Porositë për personelin përpilohen dhe ruhen në departamentin e menaxhimit të personelit të ndërmarrjes. Ato gjithashtu ndryshojnë në jetëgjatësinë.
Një rast i veçantë është urdhri për pranim, pushim nga puna dhe transferim me një periudhë ruajtjeje prej 75 vjetësh. Urdhrat për ndryshimin e mbiemrit, udhëtimi afatgjatë i punës, transferimi i përkohshëm për një kohë të gjatë i punonjësve, etj. Regjistrohen gjithashtu në këto revista, me numërim dhe germa të vazhdueshme (më shpesh "ls", "k") Në fund të vitit, porositë e tilla janë të qepura në një dosje së bashku me regjistrin e regjistrimit dhe i dorëzohen arkivit.
Hapi 4
Porositë për pushime (të rregullta, pa pagesë, etj.), Udhëtimet afatshkurtra të biznesit dhe transferimet hartohen në një skedar të veçantë, ato ruhen për 5 vjet. Një shkronjë shtohet në numërimin e porosisë (për shembull, "o" ose kodi i departamentit).
Porositë për mbledhje kanë të njëjtën periudhë ruajtjeje. Sidoqoftë, rekomandohet të ruhen veçmas, si ato shoqërohen me materiale analize (shënime shpjeguese, procesverbale, njoftime dhe vendime të komitetit sindikal, etj.).
Pas skadimit të periudhës së magazinimit, këto porosi shkatërrohen.
Hapi 5
Rekomandohet gjithashtu të mbani porositë e promovimit veçmas (periudha e magazinimit - 75 vjet). Në një rast të veçantë, bëhen urdhra për avancimin e ndërmarrjes së tyre dhe të eprorit të tyre. Çështja paraqitet në arkiv pasi është formuar.
