Të gjitha dokumentet e organizatës duhet të ruhen siç duhet. Një sistem i qartë ju lejon të gjeni menjëherë copën e duhur të letrës. Disa lloje të dokumenteve kanë rregullat e tyre të ruajtjes, për shembull, për porositë.
E nevojshme
dosje, kuti, letër, kompjuter
Udhëzimet
Hapi 1
Krijoni një regjistër porosish ku do të regjistrohen të gjitha porositë për organizatën. Ditari duhet të jetë domosdoshmërisht i lidhur dhe i numëruar, i cili përjashton postshkrimet ose fshirjen e faqeve.
Hapi 2
Ditari duhet të përmbajë kolona të caktuara. Përmbajtja e përafërt e kolonave mund të jetë si më poshtë: një kolonë ku numri i hyrjes tregohet me radhë, kolona me datën e porosisë, kolona me një përmbledhje të porosisë, kolona me numrin e porosisë, kolona kolona ku punonjësi lë gjurmë në njohjen me këtë urdhër. Për më tepër, një kolonë mund të shtohet duke treguar vendndodhjen e porosisë (dosjet ose kutia).
Hapi 3
Të gjitha urdhërat duhet të renditen në dosje: urdhra për pranimin dhe pushimin nga puna të punonjësve (urdhra të personelit), urdhra që pasqyrojnë stimujt e punonjësve, dërgimi i tyre në udhëtime pune dhe pushime, urdhra që pasqyrojnë aktivitetet kryesore të organizatës. Nëse porositë kanë periudha të shkëlqyera të mbajtjes, krijohen dosje të veçanta për to.
Hapi 4
Sistemi i ruajtjes së porosive duhet të jetë i qartë, i sistemuar dhe të sigurojë vazhdimësinë e numrave të caktuar për porositë. Kjo është veçanërisht e vërtetë kur urdhri tërhiqet për punë. Rekomandohet që të bëni një fotokopje të urdhrit të sekuestruar për të shmangur konfuzionin.
Hapi 5
Të gjitha porositë duhet të shtypen në letrën e organizatës. Në këtë rast, vula në porosi nuk kërkohet. Nëse porosia shtypet në një fletë letre të thjeshtë, atëherë vula e organizatës duhet të jetë mbi të.
Hapi 6
Nëse ndërmarrja ka miratuar një sistem elektronik për ruajtjen e porosive, atëherë ai duhet të jetë uniform në të gjithë organizatën. Punonjësit që kanë të drejtë të vendosin nënshkrimin e tyre në këto dokumente duhet të kenë akses në porositë elektronike. Veryshtë shumë e përshtatshme në këtë rast të përdoret EDS (nënshkrimi elektronik dixhital). Rekomandohet të shtypni regjistrin e porosive në çdo rast.
