Gjatë hartimit të urdhrave të personelit, është e nevojshme t'i kushtohet vëmendje e madhe rëndësisë së tyre ligjore. Për të qenë ligjërisht të detyrueshëm, ato duhet të përmbajnë një numër detajesh të nevojshme, përfshirë indeksin e regjistrimit ose, me fjalë të tjera, numrin e dokumentit. Rregullat për regjistrimin e porosive përcaktohen nga dokumenti lokal i institucionit, por ka edhe rregulla të përgjithshme.
Udhëzimet
Hapi 1
Numri rendor i porosisë për personelin është gjithashtu numri i regjistrimit (indeksi) i saj. Numërimi i të gjitha porosive (porosive) për personelin duhet të mbahet gjatë vitit të zyrës veç e veç për secilin grup të dokumenteve administrative në formularë të veçantë regjistrimi.
Viti i biznesit zakonisht përkon me vitin kalendarik (1 janar - 31 dhjetor). Por ka përjashtime, për shembull, institucionet e kulturës, arsimit, etj., Në të cilat viti i zyrës fillon më 1 shtator.
Hapi 2
Për të filluar, dalloni të gjitha urdhërat në grupe të ndara. Ndani letrat sipas afatit të tyre të ruajtjes në dokumentet e magazinimit afatgjatë dhe dokumentet e magazinimit afatshkurtër.
Në organizata të mëdha me një numër të madh të punonjësve, për lehtësi, zgjidhni disa grupe në një temë homogjene brenda një grupi urdhrash me të njëjtën periudhë ruajtjeje.
Për shembull, dokumentet për ruajtjen afatgjatë mund të ndahen në grupe: urdhra për pranim, urdhra për pushim nga puna, urdhra për transferim. Dhe dokumentet e magazinimit afatshkurtër mund të diferencohen në seri: porosi për pushime, porosi për udhëtime biznesi.
Në organizatat me një numër shumë të madh të stafit, ndonjëherë është e nevojshme të zhvillohen emërtime me letra të porosive për secilën kategori të personelit.
Hapi 3
Më tej, regjistroni secilin prej këtyre grupeve të porosive për personelin në forma të veçanta. Si një formë regjistrimi, ju mund të përdorni një ditar, karta regjistrimi dhe kontrolli ose një sistem elektronik të menaxhimit të dokumenteve. Secila prej këtyre formave ka avantazhe dhe disavantazhe.
Kartat e regjistrimit dhe kontrollit dhe dollapët e regjistrimit elektronik, të cilat zakonisht kopjojnë njëra-tjetrën, janë më të përshtatshme për organizimin dhe kërkimin. Regjistrat ofrojnë më shumë siguri të informacionit.
Formularët e regjistrimit nuk kanë një standard të rreptë, por zakonisht përmbajnë informacionin e mëposhtëm:
- Data;
- numri serik i porosisë;
- kush firmosi (pozita, mbiemri);
- një përmbledhje të porosisë;
- baza;
- interpretues.
Hapi 4
Tani, për të numëruar porositë sipas kornizës, duhet vetëm të shikoni në ditarin përkatës dhe të caktoni indeksin tjetër në dokument.
