Kur ka shumë dokumente të grumbulluara dhe ato janë në një grumbull, mund të jetë e vështirë të kuptohet se cila i referohet çfarë. Gjetja e dokumentit të duhur është edhe më e vështirë. Për të zgjidhur këtë problem, duhet të organizoni dokumentet tuaja. Metoda e përshkruar është e përshtatshme jo vetëm për organizimin e dokumenteve në letër, është mjaft e zbatueshme për dokumentet në formë elektronike, natyrisht, me supozime të vogla.
Udhëzimet
Hapi 1
Organizimi i dokumenteve tuaja është i lehtë, edhe nëse ka shumë prej tyre. Shikoni të gjitha dokumentet në dispozicion dhe bëni një listë të kategorive sipas të cilave do t'i renditni ato. Përcaktoni nëse do të ketë nënkategori në këtë listë. Për shembull, në kategorinë e përgjithshme të kontratave, mund të dallohen kontratat për furnizimin, për ofrimin e shërbimeve. Ndër porositë, theksoni urdhërat e përgjithshëm në lidhje me aktivitetet e kompanisë, dhe porositë e personelit.
Hapi 2
Sapo të përfundojë lista e kategorive, përcaktoni se si dhe ku do t'i vendosni dokumentet. Pajtohuni me menaxhmentin për kostot e blerjes së furnizimeve të zyrës (dosje, skedarë, afishe me ngjyra), sepse renditja dhe shpërndarja e dokumenteve është më e këndshme nëse nuk duhet të luani me dosjet e vjetra të shkatërruara.
Hapi 3
Renditni dokumentet në dispozicion sipas listës që keni përpiluar. Vendosini në pirgje të ndara. Nëse është e nevojshme, shkruani mbi to me një laps ose ngjitni një afishe (për të mos u hutuar gjatë procesit të klasifikimit).
Hapi 4
Vlerësoni nëse dokumentet e një kategorie (nënkategori) do të përshtaten në dosje dhe t'i skedoni ato. Itshtë më mirë të rregulloni dokumentet sipas datës së përgatitjes së tyre. Si rregull, në punën e përditshme, dokumentet depozitohen ashtu siç krijohen, me dokumentet më të fundit në krye. Kur transferoni çështjet në arkiv, rendi ndryshon (në krye është dokumenti më i hershëm, në pjesën e poshtme - i fundit deri në datën e krijimit).
Hapi 5
Nëse jeni duke depozituar dokumente nga vite të ndryshme në të njëjtën dosje, veçoni vizualisht një vit nga tjetri me një afishe me ngjyrë ose një fletë më të madhe. Shënime të tilla e bëjnë shumë më të lehtë gjetjen e dokumentit të dëshiruar në të ardhmen.
Hapi 6
Bëni një shtojcë për dokumentin tjetër.
Hapi 7
Nëse është e nevojshme, hartoni një regjistër të të gjithë dosjeve me dokumente, duke treguar përmbajtjen e secilës dosje, datën e krijimit të saj dhe fundin e mirëmbajtjes, vendin e magazinimit, etj. Renditni dosjet në mënyrë që të jetë e përshtatshme për t'i përdorur dhe nuk keni pse t'i "depërtoni" përmes një ton letër mbeturinash.
