Të gjitha organizatat kanë dokumente të personelit. Ato përmbyllen në mënyrë që të rregullojnë marrëdhëniet e punës me punonjësit. Çdo rishikim fillon me kontrollimin e këtij dokumentacioni, prandaj është shumë e rëndësishme që ta formatoni atë në mënyrë korrekte.
Udhëzimet
Hapi 1
Gjëja kryesore është që të drejtohet nga ligje të ndryshme, udhëzime dhe dokumente të tjera rregullatore kur hartoni ndonjë dokument të personelit. Shkelja e çdo rregulli çon në sanksione të ndryshme.
Hapi 2
Dokumentet hartohen pas botimit të urdhrit nga kreu i organizatës. Në bazë të të gjitha dokumenteve personale të punonjësit, formularët plotësohen, për shembull, një kontratë pune.
Hapi 3
Kur punëson, një punonjës i kuadrit duhet të heqë kopjet e të gjitha dokumenteve dhe t'i regjistrojë ato në dosjen personale të punonjësit. Në të ardhmen, ju gjithashtu mund të bashkëngjitni dokumente në këtë dosje, për shembull, një aplikim për pushime. Duhet thënë se mbajtja e një dosje personale nuk është e nevojshme për firmat private.
Hapi 4
Ju gjithashtu duhet të bëni një inventar të të gjithë dokumenteve të disponueshëm në skedarin personal, i cili duhet të jetë në rend kronologjik dhe të përmbajë numra serialë.
Hapi 5
Të gjitha ndryshimet në dosjet personale bëhen nga aplikimi i vetë punonjësit dhe sipas kopjeve të bashkangjitura, për shembull, në rastin e një ndryshimi në mbiemrin - një certifikatë martese (prishje). Në të njëjtën kohë, dokumentet e vjetra nuk mund të riciklohen; ato duhet të qëndrojnë në dosjen personale të punonjësit.
Hapi 6
Në kopertinën e dosjes personale, tregohet informacioni rreth punonjësit, përkatësisht: mbiemri, emri, patronimi dhe numri serial i dosjes personale. Pastaj ai është regjistruar në një regjistër të veçantë të çështjeve personale.
Hapi 7
Mos harroni se dosjet personale, si dhe dokumentet e punonjësve, duhet të mbahen në një vend të sigurt ose në një vend tjetër të sigurt. Përgjegjësinë për këtë duhet ta mbajnë punëtorët e personelit të cilët emërohen me urdhër të shefit.
Hapi 8
Duhet të kihet parasysh gjithashtu që dosjet personale nuk u transferohen vetë punonjësve dhe ato mund të studiohen vetëm në prani të një personi përgjegjës.
