Në procesin e punës dhe përgatitjes së dokumenteve, një rol të rëndësishëm i është caktuar miratimit të tyre, i cili mund të jetë i brendshëm, ku dokumentet miratohen nga departamentet e vetë organizatës ose të jashtme, të shoqëruara me miratimin e dokumenteve nga institucionet e tjera. Një dokument i dakorduar ligjërisht i saktë jep të drejtën për të ndërmarrë veprime të parashikuara nga ligjet, normat dhe rregullat. Dokumentet që kanë kaluar procedurën e miratimit vulosen ose vulosen.
Udhëzimet
Hapi 1
Duke punuar si punonjës i një organizate, përgjegjësitë e së cilës përfshijnë aprovimin e brendshëm dhe të jashtëm të dokumenteve, është e nevojshme të keni një informacion të qartë se cilat departamente të kompanisë janë përgjegjëse për miratimin e tyre.
Hapi 2
Bëni një listë të dokumenteve që do të duhet të aprovohen gjatë gjithë periudhës së punës. Jini të qartë në lidhje me departamentet përgjegjëse për miratimin e tyre. Bëni një tabelë që do të tregojë llojet e dokumenteve që i nënshtrohen miratimit të detyrueshëm, departamentet përgjegjëse për kryerjen e kësaj pune, pozicionet, mbiemrat, emrat, patronimet e punonjësve, telefonat e tyre dhe adresat e postës elektronike.
Hapi 3
Vendosni për dokumentin që duhet të miratohet. Bëni një plan, duke treguar rendin me të cilin kontaktoni departamentet në organizatën tuaj. Gjeni afatet për përfundimin e punës duke biseduar me secilin punonjës të të gjitha divizioneve të kompanisë përgjegjëse për miratimin e dokumentit.
Hapi 4
Kushtojini vëmendje të madhe kushteve të miratimit të dokumentit, përgjigjuni shpejt çdo ndryshimi që i është bërë nga një punonjës i departamentit. Nëse keni ndonjë dyshim në lidhje me redaktimet e bëra në dokument, sigurohuni që të konsultoheni me specialistët e organizatës, duke sqaruar të gjitha nuancat. Kjo do të ndihmojë në zvogëlimin e kohës së miratimit në të ardhmen dhe do t'ju lejojë të hartoni dokumentin në mënyrë të saktë.
Hapi 5
Në secilin departament të organizatës, pas kalimit të procedurës së miratimit, vihet një vizë në dokument. Mund të jetë një pullë departamenti ose një vulë e "Miratuar" me një tregues të pozicionit, emrit dhe nënshkrimit të punonjësit. Sigurohuni që secili punonjës përgjegjës për miratimin e dokumentit e nënshkruan atë në mënyrë korrekte. Përndryshe, nuk do të nënshkruhet nga kreu i organizatës.
Hapi 6
Lidhja e fundit për të mbështetur dokumentin është udhëheqësi i ndërmarrjes. Dokumenti konsiderohet të jetë rënë dakord ligjërisht vetëm nëse nënshkruhet nga menaxhmenti, punonjësit e të gjitha departamenteve, vula ose vula e ndërmarrjes.
Hapi 7
Kur koordinimi i jashtëm i dokumenteve që kërkojnë miratimin e tyre nga institucione të ndryshme, shikoni listën e organizatave për të cilat duhet të aplikoni. Gjeni informacion të detajuar në lidhje me departamentet, punonjësit e tyre të përfshirë në koordinim. Telefononi ata ose dërgoni një email, duke specifikuar listën e kërkuar të dokumenteve. Pajtohem për kohën e takimit.
Hapi 8
Përgatitni një listë të çështjeve që lidhen me kohën e miratimit dhe procedurën për të bërë ndryshime për punonjësin e institucionit të përfshirë në miratimin e jashtëm të dokumenteve. Bëni një deklaratë zyrtare në formën e përshkruar, duke treguar listën e dokumenteve që do të bien dakord. Kontrolloni kohën e miratimit të dokumenteve dhe korrektësinë e ekzekutimit të tyre.
