Ekziston një mendim se një takim është një ngjarje që mund të përgatitet në mënyrë spontane. Në fakt, kjo formë e ndërveprimit të biznesit kërkon trajnim serioz administrativ.
Tema e takimit
Arsyeja për takimin duhet të formulohet nga iniciatori. Në asnjë mënyrë nuk është gjithnjë pjesëmarrësi më i rëndësishëm në takim në këtë cilësi. Bazuar në faktin se takimet mund të jenë brenda korporatave dhe me përfshirjen e një game të gjerë të ftuarish, është e rëndësishme të përcaktohet tema në një mënyrë të tillë që të mund të tërheqë të gjithë njerëzit e nevojshëm për dialog.
Në mënyrë tipike, formulimi teknik i temës trajtohet nga stafi administrativ ose drejtpërdrejt nga sekretari i takimit. Axhenda e takimit rrjedh nga tema e dhënë. Ky dokument përfshin të gjitha çështjet që janë planifikuar për diskutim. Me marrëveshje paraprake, secilës pyetje i caktohet një folës, të cilit i caktohet një afat kohor për fjalimin e tij pa marrë parasysh debatin. Afati i diskutimit përcaktohet në rendin e ditës veç e veç.
Për një kuptim më të mirë të çështjeve, nuk do të jetë e tepërt të përgatitni një material që përfshin referenca të shkurtra, statistika ose ndonjë informacion tjetër informues. Sekretari përgatit materiale të tilla me secilin folës veç e veç.
Faza përfundimtare e përgatitjes së dokumentarit është zhvillimi i projektvendimeve për secilën çështje. Ky dokument përfaqëson zgjidhjet e propozuara të raportuesve bazuar në diskutim. Ata regjistrojnë fjalitë përfundimtare të paraqitura nga folësit. Nëse pjesëmarrësit nuk pajtohen me opsionin në projektvendim, dokumenti korrigjohet nga sekretari.
Personat e ftuar
Axhenda përcakton kryesisht listën e përafërt të personave që duhet të ftohen për të adresuar çështjet e ngritura. Pra, një mënyrë produktive është të ftosh njerëz që kanë pikëpamje të kundërt me folësin. Në këtë rast, takimi shërben si një "tryezë e rrumbullakët" për palët në situatën e diskutueshme.
Pjesëmarrësit e takimit informohen nga çdo metodë e disponueshme - një thirrje telefonike, e-mail ose një ftesë personale. E gjithë paketa e dokumenteve duhet t'u dorëzohet paraprakisht të gjithë personave pjesëmarrës në mënyrë që ata të kenë mundësinë të njihen paraprakisht me materialet.
Kryerja e një takimi
Një sekretar duhet të marrë pjesë në takim. Detyra e tij është të hartojë një protokoll pas diskutimit. Gjatë hartimit të dokumentit, nuk është e rëndësishme saktësia fjalë për fjalë e regjistrimit të diskutimit, por pasqyrimi i fjalimeve kryesore dhe propozimeve specifike.
Për të përjashtuar mospërputhjet e mundshme, është më mirë të regjistroni rrjedhën e takimit në një diktafon. Të gjithë pjesëmarrësit duhet të informohen për fillimin e regjistrimit.
