Planifikuesit, takimet dhe takimet janë pjesë integrale e rrjedhës së punës. Detyra e tyre kryesore është të analizojnë në mënyrë kolektive çdo situatë shërbimi. Pjesëmarrësit në takimet e punës mund dhe duhet të flasin në mënyrë aktive, të diskutojnë detaje dhe të propozojnë zgjidhje për problemet. Që një takim të jetë efektiv, nikoqiri duhet t'i përmbahet disa rregullave.
E nevojshme
- - agjenda;
- - rregullat e mbledhjes;
- - protokolli i takimit.
Udhëzimet
Hapi 1
Mësoni shenjat kryesore të një takimi efektiv. Ka pak prej tyre: 1. Takimi ka një qëllim specifik; 2. Organizatori ka bërë të gjitha punët e nevojshme përgatitore; 3. Takimi merr pjesë vetëm nga punonjës të interesuar të cilët kanë lidhje të drejtpërdrejtë me çështjet e diskutuara; 4. Diskutimi nuk devijon nga tema kryesore; 5. Si rezultat i takimit, u përcaktuan planet e menjëhershme dhe u janë dhënë udhëzime specifike punonjësve. Të gjitha këto çështje duhet të mbikëqyren personalisht nga menaxheri, veçanërisht nëse organizata ende nuk ka formuar një mekanizëm për mbajtjen e takimeve efektive.
Hapi 2
Formuloni temën kryesore të takimit. Ajo duhet të jetë relevante dhe e kuptueshme për punonjësit. Veryshtë shumë e rëndësishme që takimi i punës të ketë një qëllim specifik: të zhvillojë një plan ngjarjeje, të miratojë një vendim, të paraqesë një ide, etj. Për shembull, nuk duhet të flisni për krizën globale ekonomike nëse agjencia juaj e reklamave ka pasur më pak klientë. Në këtë rast, takimi duhet t'i kushtohet zgjerimit të gamës së shërbimeve dhe ndryshimit të sistemit të zbritjes.
Hapi 3
Përgatitni një axhendë të detajuar të takimeve. Në të, tregoni temën kryesore, pyetjet që planifikohen të diskutohen, emrat e folësve, përbërjen e të ftuarve, datën, kohën dhe vendin e ngjarjes. Çdo pikë e rendit të ditës duhet të detajojë temën kryesore të takimit, të pasqyrojë disa aspekte të saj. Pyetjet mund të grupohen ose sipas parimit "nga e thjeshtë në komplekse", ose në një mënyrë analitike - "situata aktuale - origjina e saj - zgjidhje të mundshme".
Hapi 4
Bashkangjitni rendin e ditës afatin e takimit. Në të, caktoni kohën për folësit kryesorë, për informacion nga bashkë-folësit, për sqarimin e pyetjeve dhe për diskutim. Hartoni oraret edhe për takimet e vogla të shërbimit. Kjo do të mësojë veten dhe punonjësit tuaj për të vlerësuar kohën e punës, për të përmbushur afatet, dhe për të shprehur mendimet qartë dhe deri në pikën e duhur.
Hapi 5
Njoftojini punonjësit me axhendën paraprakisht. Dërgojeni atë me email të korporatave ose shpërndajeni të gjithëve që ftoni në takim. Kërkojuni të gjithëve që të përgatiten për diskutim. Theksoni atë që prisni nga secili pjesëmarrës i propozimit brenda kompetencës së tij.
Hapi 6
Filloni takimin me bisedën tuaj të shkurtër. Brenda 3-5 minutash, tregoni për arsyen që ju shtyu të organizoni këtë takim dhe rezultatin që dëshironi të arrini. Pastaj familjarizoni pjesëmarrësit me axhendën dhe orarin e punës.
Hapi 7
Drejtoni diskutimin. Mbaj një diskutim miqësor, por konstruktiv. Inkurajoni secilin pjesëmarrës në takim të shprehë mendimin e tij, kontaktoni "heshtur" me pyetje personale që kërkojnë një përgjigje të detajuar. Taktikisht, por me vendosmëri zhurmoni përpjekjet për ta larguar bisedën nga çështja kryesore. Përmbledhni nëntotat për secilën pyetje.
Hapi 8
Në fund të takimit, shprehni edhe një herë vendimet dhe udhëzimet e dhëna punonjësve. Sigurohuni që të gjithë pjesëmarrësit të kuptojnë detyrat e tyre dhe të kujtojnë afatet e tyre. Regjistroni pika të rëndësishme në protokoll. Dërgoni një kopje të tij specialistëve përgjegjës për ekzekutimin e urdhrave, si dhe punonjësve të përfshirë në zbatimin e vendimeve të marra.
