Arti i të qenit drejtues nuk ka të bëjë me shkrimin e porosive, por me motivimin me shkathtësi të stafit të organizatës, formimin e një ekipi njerëzish me mendje të njëjtë, zgjidhjen e shpejtë të problemeve me të cilat përballet kompania dhe përgjigjen ndaj ndryshimeve të tregut. Të gjitha këto detyra mund të zgjidhen nëse takimet organizohen në mënyrë korrekte.
Udhëzimet
Hapi 1
Njofto stafin për kohën dhe vendndodhjen e takimit nëse nuk zhvillohet rregullisht. Dërgoni gazetën tuaj me email disa ditë më parë në mënyrë që të mos jetë e papritur për ekipin. Në letër, informoni punonjësit në lidhje me temën në mënyrë që të mos shkaktojë thashetheme dhe spekulime që mund të zhvillohen deri në absurditet.
Hapi 2
Kërkojini stafit të përgatisë materialin që do të diskutoni dhe që kërkon vendime kolektive. Paraprakisht, zhvilloni dhe dërgojini punonjësve tuaj një formë të strukturuar raporti, kjo do të lejojë që të mos përhapet në diskutim, por të kaloni te numrat dhe llogaritjet. Përveç kësaj, raportimi standard do t'ju lejojë të krahasoni rezultatet e departamenteve të ndryshme dhe do të jetë një burim shtesë i motivimit.
Hapi 3
Sigurohuni që të ftuarit të jenë të pranishëm dhe të përmbledhni çështjen. Nëse ndonjë nga punonjësit është vonë, filloni pa të, mos i bëni ata që vlerësojnë kohën tuaj dhe tuaj të presin për një të vonuar.
Hapi 4
Lërini të gjithë të flasin për temën e takimit. Nëse takimi i stafit ka të bëjë me raportimin ose performancën, jepni fjalën një përfaqësuesi nga secili departament, por mos lejoni që takimi të kthehet në tregime të mërzitshme. Ndërpritni folësin me kujdes dhe me takt dhe përdorni pyetje për ta drejtuar në drejtimin e duhur. Gjithashtu, mos lejoni që të lindin konflikte kur takimet kthehen në një mënyrë për të zgjidhur problemet midis departamenteve të ndryshme, për shembull, kontabiliteti dhe departamenti i shitjeve, zgjidhin çështje personale me secilin punonjës veç e veç. Kur të gjithë kanë shprehur këndvështrimin e tyre për një çështje të veçantë, mbyllni temën dhe kaloni në pikën tjetër të agjendës së takimit.
Hapi 5
Përdorni rregullin e karotës dhe ngjitjes. Falënderoni përfaqësuesit e departamentit, performanca e të cilëve tejkaloi pritjet tuaja, qortoni me kujdes ata që nuk i përmbushin objektivat e përcaktuara në plan. Takime të tilla do të jenë një nxitje e mirë për punë më të mirë dhe zgjidhjen e problemeve. Nëse në punën e një departamenti ekziston një "nënvlerësim" sistematik, ftojeni ekipin të diskutojë këtë problem dhe së bashku të marrin vendime anti-krizë. Mos lejoni që të flisni publikisht ashpër kundër punonjësve individualë, mos e poshtëroni stafin.
Hapi 6
Përmbledhni rezultatet e takimit, specifikoni edhe një herë se cilat vendime janë marrë, cilat plane janë vendosur. Secili prej të pranishmëve duhet të kuptojë se çfarë veprimesh dhe rezultatesh priten prej tij, dhe në çfarë afati kohor ai duhet ta plotësojë këtë. Në takimin e ardhshëm, kontrolloni procesin e përmbushjes së porosive dhe zgjidhjen e detyrave të caktuara.
