Vendimet e rëndësishme të marra në një takim, takim ose takim duhet të regjistrohen në procesverbal në mënyrë që ato të merren për ekzekutim. Për ta bërë këtë, para së gjithash është e nevojshme të përpilohet saktë protokolli, duke i kushtuar vëmendje të madhe si formës ashtu edhe përmbajtjes së dokumentit. Pavarësisht nga mungesa e një forme të vetme, ka disa veçori këtu.
Udhëzimet
Hapi 1
Përgatitni fletë letre A4 ose letër me shkrim të kompanisë (për dokumentet e brendshme). Kjo do t'ju shpëtojë nga detyrimi për të hyrë në detaje të plota manualisht (emri i organizatës, adresa, etj.). Në qendër të sipërme të fletës, shkruani menjëherë emrin "Procesverbale", dhe poshtë tij, me shtyp më të vogël, përshkruani shkurtimisht thelbin - temën kryesore të takimit. Tregoni datën dhe vendndodhjen e ngjarjes. Tani filloni të plotësoni pjesën e detyrueshme hyrëse, e cila ka të bëjë me renditjen e pjesëmarrësve të takimit të cilët janë të përfshirë drejtpërdrejt në marrjen e vendimeve të përgjithshme.
Hapi 2
Në fillim, shkruani mbiemrin, emrin, patronimin dhe pozicionin e drejtuesit (kryetari i mbledhjes). Në të njëjtin format, përmendni detajet e sekretarit që merr procesverbalet e mbledhjes. Më tej, në seksionin "Të ndjekur", renditni të gjithë ata që morën pjesë në takim (emri i plotë, pozicioni). Në rastin e një numri të madh të pjesëmarrësve, lista e të cilave nuk do të përshtatet në faqe, tregoni numrin e përgjithshëm të tyre, duke bashkangjitur listën e plotë në një dokument të veçantë. Mos harroni të bëni një lidhje me të në fund të protokollit në seksionin "Shtojca". Vendosni seksionin "Axhenda" si blloku tjetër në procesverbal. Këtu, në një listë të numëruar, renditni të gjitha çështjet për këtë takim.
Hapi 3
Plotësoni përmbajtjen e protokollit në përputhje të plotë me rendin e specifikuar në rendin e ditës. Secili nga paragrafët duhet të përmbajë tre seksione. Në të parën prej të cilave ("Dëgjuar") jepni tekstet e raporteve dhe sigurohuni që të tregoni emrat dhe inicialet, si dhe pozicionet e folësve. Në seksionin "Folës", në një format të ngjashëm, tregoni pjesëmarrës të tjerë në takim që morën fjalën gjatë diskutimit. Në seksionin tjetër me titull "Vendosur", renditni vendimet që u morën gjatë seancës, tregoni numrin e votave të hedhura "kundër", "pro" ose "abstenuar". Tjetra, vendosni nënshkrimet e kryetarit të mbledhjes dhe sekretarit.
