Vendimi i çdo mbledhje është ligjërisht i detyrueshëm vetëm nëse zyrtarizohet në procesverbal. Procesverbalet e mbledhjeve të prindërve, takimet e pronarëve të shtëpive ose aksionarëve, natyrisht, ndryshojnë në përmbajtje, por kërkesat për formularin janë gjithmonë përafërsisht të njëjtat.
Shkruani në një draft
Nuk është gjithmonë e përshtatshme të shkruani në një kompjuter gjatë një takimi, kështu që procesverbalet mund të shkruhen së pari në një draft. Disa informacione mund të futen para se të fillojë takimi. Sipër shkruani fjalën "Procesverbale", pikërisht poshtë - emrin e takimit dhe datën. Edhe më poshtë në të majtë, shkruani fjalën "Të ndjekur". Nëse një vendim pritet të merret nga një shumicë e kualifikuar ose e thjeshtë e listës, tregoni sa njerëz duhet të ishin të pranishëm. Kjo është e rëndësishme, për shembull, kur bëhet fjalë për një takim të pronarëve të shtëpive të cilët duhet të vendosin se si të menaxhojnë shtëpinë, të mbledhin para për riparime të mëdha, etj. Shkruani agjendën tuaj më poshtë. Nëse keni ndërmend të diskutoni çështje për të cilat nuk dini ende, shtoni artikullin "Miscellaneous". Në disa raste, duhet të specifikohet afati kohor.
Pasi fillon takimi
Shkruani sa njerëz janë të pranishëm dhe sa duhet të jenë. Nën rendin e ditës, shkruani fjalën "Dëgjuar" dhe vendosni një zorrë e trashë. Shkruani pyetjet, emrat e folësve dhe një përmbledhje të fjalimeve, pikë për pikë. Nga folësit mund të kërkohet që të paraqesin fjalimet e tyre paraprakisht. Regjistroni në procesverbal pyetjet e bëra secilit prezantues dhe përgjigjet. Sa i përket zgjidhjeve, ato mund të futen pas çdo pyetjeje ose si një bllok i vetëm në fund të protokollit. Sigurohuni të tregoni se sa njerëz votuan "pro", "kundër", sa abstenuan. Nën vendimet, shkruani emrat e kryetarit dhe sekretarit dhe vendosni datën. Në disa raste, kërkohet të tregohen emrat e të gjithë anëtarëve të presidiumit.
Shkruaj tekstin në kompjuter
Kur shtypni në një kompjuter, sekretari zakonisht redakton tekstin. Mundohuni ta redaktoni në mënyrë që të mos thyejë kuptimin. Kjo është veçanërisht e vërtetë për vendimet. Nuk ka një formë uniforme për regjistrimin e protokolleve, por zakonisht zbatohen rregullat e mëposhtme:
- teksti shtypet në madhësi prej 14 pikësh me intervale një ose një e gjysmë;
- rreshtimi i tekstit kryesor - në të dy anët;
- rreshtimi i titullit - në qendër, numri i pjesëmarrësve - djathtas;
- paragrafët fillojnë me një vijë të kuqe.
Shkruani tekstin, mos harroni të lini hapësirë për nënshkrimet e kryetarit dhe sekretarit, si dhe vendosni transkriptimet e nënshkrimeve. Vendosni datën në fund. Printo procesverbalet dhe lere kryetarin dhe sekretarin ta firmosin. Ka raste kur një mbledhje mbahet në mungesë. Në këtë rast, tekstet e fjalimeve nuk janë të shkruara. Pjesa tjetër e protokollit hartohet në të njëjtën mënyrë.
