Ndonjëherë kërkohet të përpilohet procesverbali i një takimi - të aksionarëve, anëtarëve të TSK-së, një organizate publike ose ndonjë takimi tjetër të qytetarëve. Mund të ketë të bëjë me një larmi çështjesh që lidhen me aktivitetet e një personi juridik ose një shoqate publike. Shpesh prek çështje jetësore dhe konfirmon legjitimitetin e vendimeve të marra atje. Procesverbali i takimit është një dokument ligjor, prandaj është aq i rëndësishëm sa që është përpiluar dhe ekzekutuar si duhet.
Udhëzimet
Hapi 1
Merrni një fletë letre standarde A4, drejtojeni atë dhe në pjesën hyrëse tregoni se me çfarë është përpiluar ky protokoll, me ç'rast qytetarët ose aksionarët u mblodhën, shënoni datën e mbledhjes dhe adresën ku u zhvillua.
Hapi 2
Shënoni numrin e të pranishmëve dhe jo atë, shënoni nëse të dhënat jepen sipas listës.
Hapi 3
Takimi mund të kryhet sipas rendit të marrjes në pyetje paraprake ose personalisht, ndonjëherë përdoret një formë e kombinuar, kështu që kjo duhet të tregohet edhe në procesverbal.
Hapi 4
Reflektoni në procesverbal mbiemrin, emrin dhe patronimin e kryetarit dhe sekretarit të zgjedhur të mbledhjes. Si rregull, nëse kjo është një takim i anëtarëve të një kooperativë ose shoqate strehimi, atëherë kryetarët e këtyre shoqatave nuk mund të veprojnë si kryetar i takimit.
Hapi 5
Renditni axhendën tuaj duke filluar me çështjen më të ngutshme. Regjistrimet e fjalimeve dhe debateve mbi këtë çështje fillojnë me secilën nga pikat e saj. Zgjidhni pjesën kryesore të raportit dhe komenteve, paraqitini ato në një formë koncize, duke përjashtuar interpretime të ndryshme. Nëse është e nevojshme, një kopje e raportit, e cila i kushtohej një çështjeje të veçantë në rendin e ditës të mbledhjes, mund t'i bashkëngjitet procesverbalit. Të gjitha komentet dhe fjalimet e pjesëmarrësve në diskutim duhet të jepen me emrat
Hapi 6
Shkruani vendimin e marrë në lidhje me këtë çështje dhe tregoni statistikat e votimit për secilën çështje: numrin e atyre që folën pro, kundër dhe abstenuan.
Hapi 7
Reflektoni në procesverbal që pasi përfundoi diskutimi i pikave të rendit të ditës, takimi u shpall i mbyllur.
Hapi 8
Nënshkruani procesverbalin nga kryetari dhe sekretari i mbledhjes dhe paraqiteni atë përgjithmonë në arkivat e organizatës suaj.
