Rezultatet e takimeve kërkojnë regjistrim dokumentar në formën e procesverbalit. Gjatë hartimit të këtij dokumenti, është e rëndësishme të pasqyrojmë pikën kryesore të diskutimit, duke paraqitur të gjithë diskutimin sa më shkurtë që të jetë e mundur.
Procesverbali përpilohet pas mbledhjes nga sekretari i mbledhjes, i cili ose duhet të bëjë shënime gjatë diskutimit, ose të mbajë një regjistër diktafon. Opsioni i dytë është më optimali për zgjidhjen e mosmarrëveshjeve të mundshme.
Vizualisht, dokumenti përbëhet nga pjesët e mëposhtme:
- informacion i pergjithshem;
- rendi i ditës së mbledhjes;
- diskutimi dhe vendimet e marra.
Informacion i pergjithshem
Ky bllok informacioni përfshin titullin, vendndodhjen (qyteti, data, koha e takimit), një listë e personave të pranishëm. Titulli i takimit është titulli. Për shembull, një takim i grupit të punës për çështjet e personelit. Blloku i datës dhe kohës tregon informacionin në lidhje me takimin e mbajtur drejtpërdrejt, dhe jo për datën e nënshkrimit të protokollit.
Nëse takimi mbahet nga një strukturë e përhershme (komisioni, grupi i punës, etj.), Atëherë informacioni i përgjithshëm tregon emrin e plotë të kryetarit të përhershëm dhe sekretarit të takimit.
Gjatë hartimit të listës së të pranishmëve, duhet të tregohen emrat e pozicioneve dhe vendeve të punës së të ftuarve. Ky bllok informacioni fillon me fjalën "E tashme". Në rast se takimi parashikon një votë, atëherë të pranishmit në procesverbal ndahen në dy grupe - me të drejtë vote dhe pa të drejtë të marrin pjesë në votim.
Axhenda e takimeve
Axhenda e mbledhjes formohet para mbledhjes. Sidoqoftë, ka përjashtime, për shembull - për takime urgjente. Ky bllok rendit çështjet e takimit pa specifikuar folësit dhe kufirin kohor për raportet. Edhe nëse mbledhja thirret për të diskutuar një çështje, ajo nuk përfshihet në titullin e dokumentit, por hartohet në formën e një axhende.
Në varësi të afatit kohor për fjalimin, rendi i ditës mund të miratohet automatikisht ose të votohet nga kryetari. Në këtë rast, diskutimi fillon me çështjen e miratimit të agjendës së takimit. Nëse nuk ka kundërshtime, atëherë në procesverbal një vendim i tillë zyrtarizohet si më poshtë: "Çështja e rënies dakord të rendit të ditës është hedhur në votim". Më poshtë janë rezultatet e votimit në formën: "Votuar: pro - (numri i votave), kundër - jo, abstenimi - jo".
Diskutimi dhe vendimmarrja
Blloku më i madh i pyetjeve është i rezervuar për të pasqyruar rrjedhën e diskutimit. Çdo çështje në rendin e ditës vendoset në një bllok të veçantë, duke filluar me formulimin nga rendi i ditës. Kjo pasohet nga rrjedha e raportit, i cili bëhet në formën vijuese: "Dëgjuar: (emri i plotë i folësit)". Transkriptuesit me përvojë rekomandojnë që të mos transkriptohen fjalimet, por të lihet kuptimi i përgjithshëm, i cili mund të shprehet në disa fjali. Nëse është e rëndësishme të ruhet kuptimi i shumicës së raportit, atëherë mund të citoni tezat e fjalimit ose fragmente nga prezantimi në aneksin e protokollit, duke i referuar asaj në tekstin e dokumentit.
E njëjta gjë vlen për reflektimin e rrjedhës së diskutimit. Nëse disa folës i përmbahen të njëjtit këndvështrim, atëherë fjalimet e tyre mund të zyrtarizohen në formën vijuese: "Folësit (emrat e plotë të folësve) që mbështetën mendimin e folësit".
Si rezultat i secilës pyetje, duhet të formulohet një zgjidhje. Ai duhet të përgatitet paraprakisht në projektvendimet ose të formulohet nga vetë pjesëmarrësit e takimit gjatë diskutimit. Vendimet merren në formën e formulimeve specifike, të cilat duhet të paraqiten në mënyrë të qartë dhe të saktë. Vendimet për fjalime thjesht informuese mund të merren parasysh nga pjesëmarrësit në takim.
Nëse mbledhja parashikon një votim, procesverbali pas çdo çështje duhet të përmbajë rezultatet e tij: "Vendimi u mor unanimisht", "Vendimi u mor me shumicë votash", "Vendimi nuk u mor." Shënime të ngjashme duhet të bëhen në rastet kur çështjet hiqen nga diskutimi, shtyhen në një takim tjetër ose nuk shqyrtohen për shkak të mungesës së një folësi.
Në fund, procesverbali nënshkruhet nga zyrtari kryesues dhe sekretari dhe, nëse është e nevojshme, vërtetohet nga vula e organizatës që thirri mbledhjen.
