Në fund të takimit, duhet të hartohet një protokoll për të rregulluar agjendën e mbledhjes, vendimet e marra, kushtet në të cilat ato do të zbatohen, etj., dhe mos shtyni "deri më vonë". Goodshtë mirë nëse një sekretar profesionist mund të mbajë procesverbalin. Sidoqoftë, nëse nuk është kështu, personat e tjerë që dinë rregulla të caktuara për mbajtjen e procesverbaleve të mbledhjeve gjithashtu mund ta bëjnë këtë.
Udhëzimet
Hapi 1
Personi që merr procesverbalin e mbledhjes duhet të jetë i vetëdijshëm për të gjitha vendimet e mbledhjeve të kaluara në mënyrë që të kuptojë logjikën e vendimeve të marra. Nëse jeni duke marrë minuta në një takim, merrni kopje të procesverbalit të disa takimeve të mëparshme. Në takim, menjëherë dokumentoni pikat në rendin e ditës.
Hapi 2
Pranë secilës pikë të rendit të ditës, shkruani çdo mendim që u shpreh gjatë takimit. Kjo mund të bëhet shkurtimisht, sepse procesverbali do të finalizohet jo gjatë takimit, por pas tij. Çështja e këtyre shënimeve është se me to nuk do të humbasësh asnjë mendim të rëndësishëm të shprehur. Shkruani gjithashtu emrat e atyre që flasin lart për të kujtuar kush tha çfarë dhe në çfarë teme. Shkruani vetëm fakte nga deklarata, jo mendime personale ose supozime.
Hapi 3
Vetë ekzekutimi i protokollit duhet të bëhet menjëherë pas takimit, në mënyrë që pikat e rëndësishme të mos harrohen ose të dhënat të mos humbasin. Procesverbali duhet të përmbajë një përshkrim të shkurtër të takimit në një stil biznesi. Për ta bërë këtë, përdorni fjalim indirekt, shkruani gjithçka në kohën e shkuar: "II Ivanov vuri në dukje se …".
Hapi 4
Përmbajtja e protokollit duhet të përbëhet nga:
1. "kapakë" që tregojnë qëllimin dhe datën e takimit, ndonjëherë duke treguar edhe kohën e fillimit të takimit;
2. listat e atyre që janë të pranishëm dhe jo të pranishëm;
3. një përmbledhje e vendimeve të marra - duke treguar iniciatorët e këtyre vendimeve.
