Përgatitja e raporteve publike jo-financiare është një trend relativisht i ri në biznesin rus të orientuar drejt shoqërisë. Raporti publik i ndërmarrjes ka pak të bëjë me sistemin e raportimit të brendshëm dhe është krejtësisht i ndryshëm nga analiza e kontabilitetit, prandaj procesi i përgatitjes së dokumentit ka tiparet e veta thelbësore.
Transparenca e informacionit të biznesit
Raportet publike erdhën në biznesin e brendshëm nga Perëndimi, ku për dekada ato u përdorën si një mekanizëm për të krijuar transparencën e informacionit në aktivitetet e organizatave. Në Shtetet e Bashkuara dhe Evropë, si rregull, të gjitha ndërmarrjet e mëdha botojnë raporte të zhvillimit të qëndrueshëm çdo vit, në të cilat ofrojnë informacion mbi përbërësin social të punës së tyre dhe masat për të mbrojtur mjedisin.
Më shpesh, raporte të tilla përgatiten nga ndërmarrjet jo-minerare, industriale dhe prodhuese nga një segment i madh i tregut. Në dokumente, ata, së bashku me vëllimet vjetore të prodhimit, shënojnë se cilat përfitime i kanë sjellë shoqërisë. Kështu, raportet publike kryesisht përbëhen nga rezultatet e aktiviteteve bamirëse të organizatës, pajtueshmëria me legjislacionin mjedisor, pjesëmarrja në zhvillimin e shoqërisë civile dhe mbështetja për iniciativat sociale.
Trendi i viteve të fundit tregon një rritje të interesit nga bizneset e mesme dhe madje të vogla për përgatitjen e raporteve publike, gjë që tregon dobinë e këtij mekanizmi për arritjen e qëllimeve të korporatave. Pjesëmarrësit e tregut të vogël kanë zhvilluar një kuptim që informacioni mbi sponsorizimin për klubet sportive dhe patronazhin mbi një shkollë arti, madje edhe me kosto të ulët financiare, duhet sigurisht të bëhet publik.
Adresuesit kryesorë të raporteve publike janë:
- një gamë e gjerë e publikut - konsumatorë të shërbimeve dhe mallrave, popullsia e rajonit ku operon ndërmarrja;
- partnerë biznesi - themeluesit e kompanisë, anëtarët e bordit, përfaqësuesit e shërbimit të klientit, kontraktorët, dhe madje edhe organizatat konkurruese;
- masmedia;
- punonjësit e ndërmarrjes.
Një raport publik është një dokument i përshtatur për një gamë të gjerë të palëve të interesuara, i cili ndikon në stilin e shkrimit, modelin grafik dhe zgjedhjen e informacionit për dorëzim.
Zgjedhja e informacionit
Mbledhja e informacionit për raportimin publik është në vazhdim. Opsioni më i mirë është të caktoni një njësi të veçantë të stafit për të kryer këtë punë. Detyrat e një punonjësi, në këtë rast, duhet të përfshijnë mbledhjen sistematike të informacionit nga të gjitha ndarjet strukturore të ndërmarrjes sipas kritereve të verifikuara.
Blloqet e tilla të informacionit duhet të përfshijnë të gjitha informacionet mbi zbatimin e projekteve sociale, përkatësisht: takime me zyrtarë të qeverisë, konsumatorë, punë në thirrjet e qytetarëve, ngjarje bamirësie, etj.
Siç është vërejtur shpesh në materialet metodologjike për përgatitjen e raporteve, vetë procesi i mbledhjes së informacionit i shtyn kompanitë te nevoja për të rritur mbështetjen bamirëse, për të krijuar projekte të reja sociale, për të shpallur grante, etj.
Ndërmarrjet e mëdha, si rregull, nuk shpikin "recetat" e tyre për përgatitjen e raporteve publike, por përdorin "Udhëzime për përgjegjësinë sociale" të GOST ISO 26000, i cili grupon të gjitha qëllimet themelore të krijimit të dokumenteve publike.
Dorëzimi i informacionit
Një kriter i rëndësishëm për një raport publik me cilësi të lartë është disponueshmëria e perceptimit për një gamë të gjerë njerëzish. Dokumente të tilla duhet të jenë të kuptueshme për pothuajse çdo person të interesuar, të shërbejnë si një burim i besueshëm informacioni dhe nuk kërkojnë kërkesa shtesë për kompaninë për sqarime.
Shpesh, raportet publike kanë një numër të madh të grafikëve, grafikëve dhe tabelave, gjë që thjeshton prezantimin e informacionit. Fotografitë janë gjithashtu një pjesë e rëndësishme e një raporti publik cilësor.
Praktika tregon se paraqitja e një raporti publik duhet të tërheqë drejt një broshure sesa një prezantimi dokumentar. Më shpesh, një raport publik ka një format horizontale.
Struktura e dokumentit përfshin një faqe titulli, përmbajtje, një hyrje, e cila mund të zëvendësohet nga një fjalim mirëseardhje nga drejtuesi i organizatës, pjesa kryesore, një përfundim dhe një fjalor terminologjik. Indeksi alfabetik gjithashtu do ta bëjë më të lehtë navigimin në dokument, por për hir të gjatësisë mund të hiqet.
Shpërndarja e raportit publik
Raporti i shtypur publik ka për qëllim t'u dërgohet marrësve kryesorë - themeluesve, si dhe partnerëve të biznesit. Në formë elektronike, raporti publik postohet në faqen zyrtare të internetit dhe u dërgohet përfaqësuesve të mediave.
Për të informuar punonjësit e organizatës, një version elektronik i raportit publik u dërgohet divizioneve të organizatës.
