Përshtypjet e para janë gjithmonë të rëndësishme për vendosjen e kontakteve të biznesit, veçanërisht nëse bashkëpunimi fillon me një bisedë telefonike. Për të mos ngatërruar fillimin e një bisede biznesi, është e nevojshme të respektohen disa rregulla të mirësjelljes telefonike.
Udhëzimet
Hapi 1
Kujdesuni për tingujt e sfondit. Bërja e një telefonate të rëndësishme ndërsa jeni në një rrugë të zhurmshme ose në transportin publik nuk është zgjidhja më e mirë. Bashkëbiseduesi nuk do t'ju dëgjojë, por gjëmimi i makinave, si rezultat i së cilës biseda do të kthehet në një seri pyetjesh dhe sqarimesh të vazhdueshme. Gjeni një oborr të qetë ose shtyjeni telefonatën derisa të shkoni në shtëpi ose në punë.
Hapi 2
Prezantohu. Mos harroni të shqiptoni qartë emrin tuaj, mbiemrin dhe emrin e ndërmarrjes në të cilën punoni, edhe nëse e keni thirrur tashmë këtë numër. Nëse kjo është thirrja juaj e parë, duhet të thoni mbiemrin tuaj disa herë në mënyrë që bashkëbiseduesi ta dëgjojë atë saktë. Në mënyrë që të mos tingëllojë shumë ndërhyrës, prezantohuni menjëherë me mbiemrin tuaj, dhe pastaj përsëriteni, duke shtuar emrin tuaj të plotë.
Hapi 3
Sigurohuni që të kaloni në vendin e duhur dhe të flisni me personin me të cilin keni planifikuar. Prisni derisa bashkëbiseduesi të prezantojë veten, ose specifikoni emrin e kompanisë, emrin, mbiemrin dhe pozicionin e punonjësit që u përgjigj vetë në telefon. Në të ardhmen, drejtojuni bashkëbiseduesit me emër, edhe nëse jeni duke biseduar vetëm me sekretarin.
Hapi 4
Kontrolloni nëse është i përshtatshëm që personi tjetër të flasë në këtë moment. Bettershtë më mirë të dini menjëherë se sa i gatshëm është personi tjetër për bisedë sesa të mos ndërpritet në mes të bisedës. Nëse ju kërkohet të telefononi përsëri më vonë, ju lutemi kontrolloni kur do të jetë i përshtatshëm. Bestshtë më mirë të thuash një frazë pohuese me intonacion pyetës. Për shembull: "A do të të telefonoj përsëri për 20 minuta?" Mos kërkoni që bashkëbiseduesi të telefonojë vetë, nëse ai nuk e ofron vetë.
Hapi 5
Jepni qëllimin e thirrjes tuaj. Mundohuni të mos përdorni fjali të gjata, ndërtime konfuze. Secila fjali duhet të përmbajë vetëm një mendim. Jini i shkurtër, i qartë dhe vetëm në pikën e duhur. Personi tjetër do të vlerësojë që ju po kurseni kohën e tij. Kur shqetësohen, shumë njerëz përshpejtojnë ritmin e fjalës së tyre. Mundohuni ta shmangni këtë. Ju duhet të flisni me qetësi dhe ngadalë mjaftueshëm që personi tjetër ta fusë fjalën në rrjedhën e fjalës suaj. Ju nuk duhet të flisni në mënyrë monotone: ulni të gjithë stresin logjik në mendjen tuaj, theksoni fraza veçanërisht të rëndësishme me zërin tuaj.
