Takimet janë një element thelbësor i jetës së biznesit. Shtë një mjet për monitorimin, vendosjen e objektivave të menaxhimit dhe zbatimin e reagimeve. Në takim, bëhen raporte dhe jepen informacione mbi gjendjen aktuale të punëve. Pjesëmarrësit e tij kanë mundësinë të bisedojnë me njëri-tjetrin dhe në fund të fundit të marrin vendimet e nevojshme për përfundimin me sukses të detyrave të caktuara.
Udhëzimet
Hapi 1
Përcaktoni qëllimin e takimit. Pjesëmarrësit e tij mund të bashkohen, për shembull, për të kryer një shkëmbim paraprak të pikëpamjeve, të dëgjojnë një raport mbi gjendjen e punëve, të përgatisin rekomandime për zgjidhjen e ndonjë çështjeje ose t'i pranojnë këto çështje. Tema e takimit duhet të jetë me interes për secilin pjesëmarrës në takim.
Hapi 2
Bëni një axhendë të mbledhjeve. Në të, tregoni një listë të pyetjeve që duhet të dëgjohen dhe diskutohen gjatë saj. Vetëm ato çështje që nuk mund të zgjidhen në një rend pune duhet të diskutohen. Dërgoni axhendën paraprake të takimit të gjithë pjesëmarrësve dhe dëgjoni dëshirat dhe komentet e tyre mbi temën dhe agjendën e takimit. Rregulloni rendin e ditës duke marrë parasysh dëshirat e shprehura.
Hapi 3
Vendosni për vendin, kohën dhe mënyrën e mbledhjes. Caktoni folës dhe pika fokale për secilën pikë të rendit të ditës. Kërkojuni prezantuesve të paraqesin abstraktet e tyre paraprakisht. Përcaktoni orarin e takimit, tregoni kohën e caktuar për diskutimin e secilës çështje. Dërgoni axhendën dhe axhendën e takimit përfundimtar për secilin pjesëmarrës.
Hapi 4
Nëse është e nevojshme, dërgojuni pjesëmarrësve abstraktet e raporteve që do të paraqiten në takim, projektvendimet që do të merren, shënimet e informacionit dhe materialet analitike.
Hapi 5
Merrni parasysh pyetjen se si t'i vendosni më mirë pjesëmarrësit në takim në mënyrë që të zvogëloni mundësinë e situatave të konfliktit në minimum. Psikologët kanë vërejtur se më shpesh njerëzit që ulen përballë njëri-tjetrit hyjnë në konflikte dhe mosmarrëveshje, më rrallë ata që ulen pranë njëri-tjetrit. Konsideroni këtë faktor.
Hapi 6
Identifikoni një kryetar i cili do të jetë në gjendje të drejtojë takimin në mënyrë që të gjitha çështjet të zgjidhen në një mënyrë optimale dhe në kohën më të shkurtër të mundshme. Për ta bërë këtë, ai duhet të sigurojë vendime konstruktive nga secili pjesëmarrës në takim dhe ta bëjë diskutimin të ngjashëm me biznesin.
Hapi 7
Siguroni rend të rreptë të ekzekutimit të programit të takimit dhe ai do të jetë mjaft i suksesshëm dhe vendimet e marra në të do të jenë efektive.
