Për t'i shkruar një memo shefit, së pari duhet të gjesh një arsye bindëse për memo, vërtetësia e së cilës, nëse është e nevojshme, mund të provohet lehtësisht me ndihmën e dokumenteve, dëshmive të palëve të treta, regjistrimeve në media audio ose video. Tjetra, duhet të sqaroni se kujt do t'i drejtohet raporti, të zgjidhni një zyrtar specifik të autorizuar për të zgjidhur situatat e konfliktit dhe për të monitoruar shkeljet në ekip. Në të njëjtën kohë, është e këshillueshme që të siguroheni që ky zyrtar të mos simpatizojë për ndonjë arsye personale me shefin për të cilin po përgatitet raporti. Në këtë rast, duhet zgjedhur një zyrtar tjetër, përndryshe efekti i raportit do të jetë i kundërt me atë që pritej. Një nuancë e rëndësishme e paraqitjes së një memoje është vendimi për anonimitetin e saj ose autorësinë e hapur. Hapi i fundit është që t'ia përcjellim shënimin marrësit dhe të sigurohemi që ajo të jetë lexuar.
E nevojshme
Raporti në letër ose dixhital, zyrtar, prova e akuzave të përcaktuara në raport
Udhëzimet
Hapi 1
Një raport anonim tek shefi pa dhënë prova të fajit të tij shpesh lihet i pambikëqyrur nga zyrtarë të lartë, prandaj, për të paraqitur saktë një raport, është e nevojshme jo vetëm që të keni informacion të saktë në lidhje me shkeljen e ndodhur, por edhe të përgatitni prova. Përdorni dokumente, si letër dhe elektronike, fotografi, video dhe regjistrime audio si provë. Mos përdorni dëshminë e kolegëve si provën kryesore, pasi nën presionin e shefit, njerëzit mund të refuzojnë të dëshmojnë kundër tij.
Hapi 2
Analizoni tabelën e personelit për të përcaktuar se cili nga menaxherët e lartë do ta konsiderojë raportin mbi këtë shef më interesant. Në organizatat e mëdha, kjo mund të mos jetë menaxhim, por për shembull, një këshill aksionar ose një organizatë kontrolluese. Në disa raste, për të siguruar suksesin e memorandumit, është më mirë të zgjidhni disa aderues: shefin e departamentit, shërbimin e sigurisë së ndërmarrjes, departamentin e personelit dhe këshillin e aksionarëve.
Hapi 3
Kontrolloni nëse shefi dhe i adresuari i raportit kanë marrëdhënie të ngushta, miqësore apo intime, përndryshe ekziston rreziku i humbjes së jo shefit, por punës.
Hapi 4
Merrni parasysh dhe analizoni nëse është e dobishme të paraqisni raportin tuaj në mënyrë anonime ose të hapur. Anonimiteti siguron një avantazh mjaft të diskutueshëm: mbron nga hakmarrja e mundshme nga ana e shefit. Por mos harroni se nuk është aq e vështirë të gjesh autorin e memos. Në rast të anonimatit, memorandumi thjesht nuk mund të arrijë te marrësi. Për shembull, sekretari thjesht do ta hedhë atë ose do ta fshijë nga posta si postë e bezdisshme.
Hapi 5
Nëse memorandumi depozitohet hapur, kjo do të japë garanci se padyshim që do të arrijë tek i adresuari. Kur paraqisni një memo në letër, kërkoni nga zyrtari ose sekretari i tij të nënshkruajnë në një kopje që dokumenti është marrë. Kur dorëzoni një memo në formën e një e-mail, sigurohuni që ta vendosni lart rëndësinë e letrës, të kërkoni një faturë leximi dhe në rreshtin e temës të shkruani se mesazhi përmban informacion që është shumë i rëndësishëm për funksionimin e ndërmarrje.
