Herët ose vonë, çdo punonjës përballet me pyetjen: si të hartojmë siç duhet një raport mbi punën e tyre. Çdo raport është një mjet i rëndësishëm për punonjësin dhe menaxherin, me ndihmën e këtij lloji të zyrtarizuar të komunikimit, menaxheri merr informacionin që i nevojitet, të cilit i duhen për të analizuar dhe vlerësuar aktivitetet e punonjësit.
Udhëzimet
Hapi 1
Para së gjithash, është e nevojshme të përcaktohet se çfarë lloji i raportit duhet të hartohet: një herë ose punë. Raportet e njëhershme zakonisht hartohen bazuar në rezultatet e aktiviteteve specifike dhe punëtorët ju lejojnë të analizoni në mënyrë periodike punën e kryer nga punonjësi (vëllimi dhe rezultati).
Raportet periodike mund të jenë: çdo ditë (mund të përdoret për të monitoruar projekte të rëndësishme afatshkurtra ose gjatë periudhës së provës së një punonjësi), javore (më e zakonshme), mujore, tremujore dhe e gatshme (ky lloj raporti përmban një sasi të madhe informacioni analitik dhe zakonisht i ofrohet menaxhmentit të lartë).
Hapi 2
Atëherë, si e shkruan saktë një raport pune?
Së pari, duhet të vendosni për kohën e raportit dhe të planifikoni në orarin tuaj të punës kohën për përgatitjen e tij. Kjo mund të jetë një kohë e vogël çdo ditë, ose një kohë specifike e caktuar për përpilimin e të gjithë raportit menjëherë, gjëja më e rëndësishme është të mos vononi deri në afatin e caktuar.
Hapi 3
Para së gjithash, vendosni për qëllimet përfundimtare të punës tuaj. Përmbajtja e raportit duhet të jetë informuese, e qartë dhe mundësisht koncize. Mos harroni për "rregullin e shtatë", i cili thotë se vetëdija jonë është në gjendje të asimilojë në mënyrë efektive 7 elemente në të njëjtën kohë (+/- 2). Prandaj, është e dëshirueshme të theksohet pikërisht ky numër i pikave ose seksioneve në raport.
Hapi 4
Shtë e rëndësishme të jeni në gjendje të përqendroheni në rezultatet e aktiviteteve tuaja, duke përshkruar se cilat detyra janë kryer, dhe jo vetëm duke renditur veprimet e kryera për një periudhë të caktuar.
Hapi 5
Për një qartësi më të madhe, jepni përgjigjen tuaj me tabela, fotografi, diagrame.
Hapi 6
Situata thjeshtohet, nëse kompania juaj ka zhvilluar tashmë formularë raporti (formularë, tabela që duhet të plotësohen duke bërë komentet tuaja)
Hapi 7
Nuk është e rëndësishme vetëm ajo që keni shkruar në raport, por edhe mënyra se si e keni dërguar atë. Këtu duhet të mbani mend rregullin e artë: raportet ditore dërgohen në fund të ditës së punës, dhe jo të nesërmen në mëngjes. Javore - të Premten në mbrëmje, jo të hënën në mëngjes.
Hapi 8
Një këshillë tjetër: para se të dërgoni raportin, lexojeni përsëri, përpiquni ta bëni atë përmes syve të menaxhmentit tuaj. Çfarë pyetjesh keni? Ndoshta është e nevojshme të shtoni diçka ose, përkundrazi, të thjeshtoni informacionin sa më shumë që të jetë e mundur.
