Shumë organizata kanë kërkesa të rrepta për organizimin e dokumenteve dhe krijimin e arkivave. Shtë e nevojshme të sigurohet siguria e rasteve dhe të izolohen nga sytë kureshtarë. Çdo nëpunës i ndërmarrjes duhet të jetë në gjendje të flash skedarë, dhe ta bëjë atë me përpikmëri dhe jashtëzakonisht të saktë.
E nevojshme
- - Përshkrimi i punës
- - Awl shkrimi ose makinë lidhëse
- - Spango ose fije e fortë
- - Gjilpërë qepëse
- - Ngjitës shkrimi
- - Letër të bardhë
- - Gërshërë
- - Sundimtari
- - Pena
- - Vula (dylli nënshkrimin nëse është e nevojshme)
Udhëzimet
Hapi 1
Ju duhet të ndizni rastet në përputhje me përshkrimin e punës tuaj. Në çdo rast, kjo punë në të gjitha ndërmarrjet kryhet sipas parimeve të përgjithshme. Së pari, duhet të numëroni secilin dokument në mënyrë të rregullt. Mos harroni të hiqni të gjitha kapëset e letrës, lëndët metalike dhe kunjat e sigurisë nga letrat.
Hapi 2
Filloni të qepni kutinë në mënyrë që fletët të lexohen lirshëm. Për ta bërë këtë, bëni katër vrima vertikale me një fëndyell klerikal në qendër të kufirit të majtë të dokumenteve. Distanca midis vrimave duhet të jetë së paku tre centimetra. Convenientshtë i përshtatshëm për të përdorur një makinë të posaçme desktop për qepjen dhe lidhjen e dokumenteve A-4. Me ndihmën e saj, nuk do të jetë e vështirë të krijoni dosjet e nevojshme - mund të shpojë menjëherë përmes një pirgu letre me trashësi deri në 10 cm.
Hapi 3
Përdorni një gjilpërë të veçantë për qepje për lidhjen e dokumenteve, si dhe spango bankare ose fije të forta najloni. Si mjet i fundit, mund të palosni fijet e zakonshme disa herë. Zakonisht, dokumentet qepen dy herë radhazi në mënyrë që fletët të bashkangjiten më sigurt. Kjo është veçanërisht e rëndësishme nëse çështja është duke u përgatitur për një arkiv të përjetshëm.
Hapi 4
Lërini skajet e lirshme në fije ose spango rreth 6 cm. Ata do të duhet të tërhiqen përmes vrimës qendrore në anën e gabuar të dokumentit të fundit dhe të lidhen fort në një nyjë.
Hapi 5
Ngjiteni nyjën dhe skajet e fijeve me një rreth (rreth 4 cm në diametër) ose një katror (4 me 5 cm) me ngjitës klerikal. Shifra duhet të pritet nga një letër e trashë e bardhë.
Hapi 6
Vendoseni vulën në mënyrë që ajo të mbivendoset pjesërisht me etiketën e letrës dhe një buzë të mbivendoset në fletën e fundit të kutisë së kapur. Ju gjithashtu mund ta mbushni këtë vend me dylli vulosës.
Hapi 7
Prisni derisa zamja të thahet plotësisht. Pastaj, direkt nën vulë, tregoni numrin e fletëve në dosje dhe vendosni nënshkrimin e zyrtarit. Shtoni një letër miratimi dhe shënoni datën e miratimit. Kopjet e dokumenteve nga disa fletë paraqiten gjithashtu, ndërsa është e nevojshme të vendosni një vulë me një nënshkrim, datën dhe mbishkrimin "Kopjimi është i saktë".
Hapi 8
Lidhni rastin për ruajtje të përkohshme në një kapak me letër, dhe dokumentet për arkivin e përhershëm në një kapak të fortë. Tregoni afatet në rastin e qepur.
