Takimi i ekipit mund të jetë një mënyrë efektive për të analizuar situata të ndryshme të punës, përfshirë situatat e konfliktit. Diskuton publikisht çështje të diskutueshme dhe merr vendime që janë të detyrueshme për secilin punonjës. Takimi kolektiv duhet të paraprihet nga shumë punë përgatitore.
Udhëzimet
Hapi 1
Formuloni temën kryesore të takimit. Si rregull, mbahet një takim kolektiv për një çështje aktuale. Kjo mund të jetë, për shembull, një analizë e punës së organizatës për vitin ose kalimi në një orë pune të reduktuar.
Hapi 2
Mendoni mbi axhendën tuaj. Pikat e tij do të jenë çështje specifike që duhet të diskutohen. Duhet të jenë të paktën dy dhe jo më shumë se pesë. Renditni pyetjet sipas rëndësisë në rënie. Nëse tema e takimit është mjaft e gjerë, vendosni "Miscellaneous" si pikën e fundit në rendin e ditës. Këtu mund të devijoni pak nga tema kryesore dhe të diskutoni probleme të vogla që shqetësojnë ekipin për momentin.
Hapi 3
Përgatitni folës. Një punonjës kompetent, mendimi i të cilit konsiderohet autoritar në ekip, duhet të flasë për secilën pikë të rendit të ditës. Paralajmëroni atë për raportin e ardhshëm 1-2 javë më parë në mënyrë që personi të mund të mendojë me qetësi mbi mesazhin e tij. 2-3 ditë para takimit, bisedoni me secilin folës, sigurohuni që teksti i fjalimit të tij të jetë i gatshëm dhe të korrespondojë me temën e deklaruar.
Hapi 4
Përgatitni dhomën e takimeve. Isshtë mirë nëse organizata juaj ka një sallë mbledhjesh ose dhomë tjetër mbledhjesh. Përndryshe, përdorni dhomën më të madhe të mundshme. Ditën e takimit, do të duhet të ketë mjaft karrige të instaluara dhe një projektor, kompjuter dhe mikrofon të lidhur dhe vendosur, nëse ka. Ju gjithashtu mund të caktoni paraprakisht për secilin pjesëmarrës në takim dosje të veçanta me dokumente për t'u diskutuar.
Hapi 5
Njoftojini të gjithë punonjësit për datën, kohën dhe vendndodhjen e takimit. Përdorni një nga metodat tradicionale: postoni informacione në një bord buletini, dërgoni një email, telefononi drejtuesit e divizioneve strukturore, bisedoni personalisht me secilin punonjës. Zgjedhja juaj do të varet nga tradita e kompanisë dhe numri i të punësuarve.
Hapi 6
Regjistroni të pranishmit para fillimit të takimit. Ju më vonë do ta bashkëngjitni këtë listë në protokoll. Sigurohuni që të filloni takimin në kohën që ishte planifikuar dhe njoftuar për punonjësit. Mos prisni për të vonuarit, tregoni rëndësinë dhe seriozitetin e ngjarjes.
Hapi 7
Shpalleni temën kryesore të takimit dhe çështjet që do të trajtohen atje. Kërkojini ekipit të zgjedhë një kryetar dhe sekretar për takimin. Si rregull, kryetari i organizatës ose zëvendësi i tij zgjidhet si kryetar, dhe nëpunësi ose menaxheri i zyrës si sekretar. Kryetari do të drejtojë mbledhjen, do të mbajë rendin dhe do të ndjek rregullat. Detyrat e sekretarit përfshijnë mbajtjen e një protokolli të detajuar: regjistrimin e fjalimeve të folësve, pyetjet ndaj tyre, diskutimet dhe propozimet.
Hapi 8
Përmbajuni afatit kohor të caktuar për të folur, përndryshe takimi juaj rrezikon të zvarriteni deri në mesnatë dhe të mos merrni kurrë ndonjë vendim. Si rregull, folësit kryesor kanë 15-20 minuta në dispozicion, por jo më shumë se 30. Bashkëfolësit për çështje dytësore duhet të jenë brenda 10-15 minutash. Fjalimi i një pjesëmarrësi nga audienca është i kufizuar në 2-3 minuta. Ju mund t'i përgjigjeni një pyetje jo më shumë se 5 minuta. Nëse koha është tejkaluar, kujtohuni fort për rregullat.
Hapi 9
Pasi axhenda e takimit të jetë vendosur dhe të gjithë kanë bërë një fjalim, përmbledhni shkurtimisht takimin. Nëse janë marrë vendime të rëndësishme, drafti i tyre duhet të lexohet me zë të lartë për të gjithë të pranishmit.
Hapi 10
Brenda dy ditëve pas mbledhjes, duhet të përgatisni versionin përfundimtar të procesverbalit dhe vendimeve të marra. Procesverbali duhet të dakordohet dhe nënshkruhet nga kryetari i mbledhjes. Sillni vendimet dhe afatet për zbatimin e tyre në vëmendjen e të gjithë punonjësve që duhet t'i zbatojnë ato.
