Dokumentet janë pjesë integrale e çdo shkrese në një ndërmarrje apo organizatë, pavarësisht nëse është private apo publike. Dokumentet plotësohen, renditen, dërgohen, pranohen, etj. Nëse ka disa dokumente, është thjesht e nevojshme të hartohet një regjistër - kjo jo vetëm që do të thjeshtojë punën e nëpunësve dhe kategorive të tjera të punëtorëve (ekonomistë, llogaritarë, etj.), Por edhe punonjës të organizatave të tjera, nëse ata pranojnë dokumentet që ju dërgoni.
Udhëzimet
Hapi 1
Mblidhni dokumentet e nevojshme të një kategorie, domethënë, dokumentet që lidhen me një lloj (konfirmojnë kostot e prodhimit, dokumentet e pranimit / shitjes, etj.). Mblidhni veçmas dokumentacionin administrativ: urdhra, dekrete, urdhra. Renditini sipas autorësisë (urdhërat e shefit të organizatës, urdhrat e shefave të departamenteve, etj.).
Hapi 2
Krijoni dosje për ruajtjen e dokumenteve që janë zgjidhur tashmë dhe skedoni gjithçka në rend kronologjik. Bëni një inventar të secilës dosje. Jepu atyre një numër inventari.
Hapi 3
Krijoni një tabelë të bazuar në dokumente me fushat përkatëse, duke e ndarë fletën në kolona dhe rreshta. Nënshkruani kolonat në përputhje me qëllimin e dokumentit dhe funksionalitetin e tij. Në të njëjtën kohë, mos harroni se regjistri duhet të përmbajë informacione gjithëpërfshirëse në lidhje me dokumentet, në mënyrë që për një arsye ose një tjetër të mos keni nevojë ta hapni vetë dokumentin përsëri dhe përsëri dhe ta studioni për një arsye ose një tjetër. Kështu, për shembull, regjistri i dokumenteve që konfirmojnë shpenzimet e bëra duhet të përmbajë kolonat e mëposhtme: numri i dokumentit, emri, përmbajtja e dokumentit, shuma dhe shenja në kthimin e dokumentit.
Hapi 4
Nga ana tjetër, regjistri i dokumenteve të aksionarëve të SH. A., SH. A, etj. duhet të përfshijë të dhënat e nevojshme për identifikimin e të gjithë personave të regjistruar në regjistër, fiksimin e të drejtave të tyre në aksione, mbi marrjen e të ardhurave nga aksionet e personave të regjistruar në regjistër, mbledhjen e të dhënave për të gjithë pronarët e aksioneve, si dhe informacionin marrja prej tyre e të gjitha llojeve të njoftimeve në lidhje me takimet dhe ngjarjet e tjera.
Hapi 5
Duhet të jeni të vetëdijshëm se kur përpiloni një regjistër të dokumenteve për lehtësinë tuaj dhe shpejtësinë e kërkimit në të ardhmen, është e nevojshme të mbani të gjitha regjistrat në mënyrë kronologjike.
Hapi 6
Vetëm nëse regjistri i dokumenteve është përpiluar në mënyrë korrekte, nuk do të duhet të kaloni kohë shtesë në kërkim, ju mund të gjeni shpejt dhe lehtë letrën që ju nevojitet, të dërgoni kërkesën ose njoftimin e kërkuar dhe thjesht të bëni punën tuaj me cilësi të lartë.
