Shumica e organizatave kanë dokumente të ruajtura për dekada. Për të parandaluar humbjen ose rrudhjen e letrave me vlerë, paraqitini ato në dosje plastike ose dërrasa të forta. Para se ta bëni këtë, sigurohuni që të caktoni numrin e vet për secilën kontratë. Kjo do ta bëjë më të lehtë për ta gjetur kur është e nevojshme.
Udhëzimet
Hapi 1
Për të gjetur lehtësisht kontratën e duhur, bëni një libër kontabël. Merrni një fletore të trashë në katror. Numëroni fletën e parë. Jepi sigurimit një numër dhe shkruaji në këtë ditar. Numri mund të përbëhet vetëm nga numra, për shembull 345. Ose të keni shkronja - 123-ID. Si shtesë, shkruani datën kur është lidhur kontrata. Linja në ditar duhet të duket kështu: 1. Kontrata Nr. 345-Id e datës 2011-23-03. Në shënime, tregoni thelbin e transaksionit, nëse kërkohet nga stili i korporatave të dokumentacionit.
Hapi 2
Kur ka më shumë se një person juridik në organizatë, përgatitni ditarin e tyre të kontratës për secilin. Përdorni simbolet konvencionale për përcaktimin. Për shembull, shkruani dokumentet e LLC "Tre Arinjtë" si 456-TM. Dhe shënoni kontratat nga OJSC "Ujku dhe Kapuçja" 876-VKSH. Numrat duhet të futen në fletore në mënyrë që të mos ketë konfuzion.
Hapi 3
Edhe nëse secila divizion i ndërmarrjes është e angazhuar në ekzekutimin dhe miratimin e dokumenteve, duhet të ketë një libër të kontabilitetit të kontratave. Përndryshe, numrat e dokumenteve do të përsëriten, gjë që do të sjellë përçarje në aktivitetet e kompanisë. Udhëzoni sekretarin ose menaxherin e zyrës që të mbajë këtë ditar. Mos u jepni punonjësve një vulë ose nënshkrim me CEO, derisa t'i caktohet një numër identifikimi.
